Doe-mee onderzoek

In een DoeMee-onderzoek doet een groot aantal rekenkamers een gezamenlijk onderzoek naar een vraagstuk. Hiervoor is dit onderzoeksprotocol opgesteld. Het doel van dit protocol is om het onderzoek organisatorisch in goede banen te leiden en ervoor te zorgen dat de verantwoordelijkheden helder zijn. Deelname aan het onderzoek betekent instemming met dit onderzoeksprotocol.

• De Vereniging van Rekenkamers is als enige opdrachtgever verantwoordelijk voor de aanbesteding en het contractueel vastleggen van de afspraken met het opdrachtnemende onderzoeksbureau dat de feitelijke onderzoekswerkzaamheden zal verrichten.
• De Vereniging van Rekenkamers draagt zorg dat het onderzoeksbureau voldoet aan de eisen ten aanzien van geheimhouding en vernietiging.
• Binnen de opdracht worden alleen onderzoekswerkzaamheden verricht voor deelnemers.

• Deelname staat open voor rekenkamers die lid zijn van de Vereniging van Rekenkamers.
• Voor deelname aan het DoeMee-onderzoek betalen rekenkamers een vergoeding per deelnemend(e) gemeente, provincie of waterschap. Als de vergoeding binnen de daarvoor gestelde termijn is voldaan, is de deelname definitief.
• Voorafgaand aan de start van het onderzoek organiseert de Vereniging van Rekenkamers een informatieve bijeenkomst met het uitvoerende bureau waar elke rekenkamer vragen kan stellen.
• De Vereniging van Rekenkamers stelt elk jaar een planning van het DoeMee-onderzoek op.
• De Vereniging van Rekenkamers stelt elk jaar de hoogte van de deelnemersbijdrage vast.

• De Vereniging van Rekenkamers formeert uit de groep van deelnemers Begeleidingscommissie (BC), voor de duur van het onderzoek. Deze groep bestaat uit ten minste 5 deelnemers. De Begeleidingscommissie is divers samengesteld naar bestuurslaag en omvang van de deelnemers.
• Alleen deelnemers kunnen zitting hebben in de Begeleidingscommissie; ook een inhoudelijk expert kan deelnemen, als dat voor het onderzoek uitdrukkelijk gewenst is.
• De begeleidingscommissie heeft een dubbele adviserende rol: zij geeft advies aan de onderzoekers en aan de Vereniging van Rekenkamers. Haar taken zijn:
  • adviseren over de uitwerking van de onderzoeksopzet;
  • toezicht houden op de uitvoering van het onderzoek volgens onderzoeksplan, inclusief het daarbij behorend tijdschema;
  • optreden als informatiebron voor onderzoeker(s) met betrekking tot de inhoudelijke, procesmatige en onderzoekstechnische kant van het onderzoek;
  • toetsen van de rapportage(s) aan het onderzoeksplan;
  • evalueren van het onderzoeksproces en de Vereniging van Rekenkamers adviseren over eventuele verbeteringen.

• Indien het onderzoek (deels) over beleid van verbonden partijen gaat, zal het onderzoeksbureau namens de deelnemers de niet-deelnemende rekenkamers en de desbetreffende gemeenten, provincies en waterschappen informeren over het onderzoek.
• De deelnemer zal de door het onderzoeksbureau gevraagde contactgegevens verschaffen.
• Het onderzoekbureau zal namens de rekenkamer de benodigde opvragen bij de desbetreffende gemeente, provincie en/of waterschap.
• Het onderzoeksbureau voert – rechtstreeks of via de rekenkamer – een verificatie uit op de verzamelde gegevens bij de desbetreffende gemeenten, provincies en waterschappen.

• Het onderzoeksbureau stelt voor elke deelnemer een toegankelijk en zelfstandig leesbare factsheet op. De deelnemer kan dit gebruiken voor een eigen rapport.
• Het factsheet is geen kant en klaar rekenkamerrapport, maar bevat slechts informatie die de rekenkamer kan gebruiken bij het vervaardigen van een rekenkamerrapport.
• Met het opleveren van de factsheet heeft het onderzoeksbureau voldaan aan zijn opdracht voor zover het deze deelnemer betreft.
• Naast een factsheet per deelnemer levert het onderzoeksbureau een overkoepelend rapport op met een vergelijking tussen de resultaten van alle deelnemers is gemaakt.
• In het overkoepelde rapport staan alleen na overleg met de deelnemende rekenkamer op naam gestelde goede voorbeelden; verder zijn de gegevens geanonimiseerd.
• De Vereniging van Rekenkamers maakt het overkoepelende rapport openbaar.
• Het onderzoeksbureau is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de NVRR niet bevoegd zelfstandig op basis van de onderzoeksbevindingen te publiceren over het onderzoek.
• De voor het onderzoek opgebouwde databestanden zijn eigendom van de Vereniging van Rekenkamers en worden in het geheel opgeleverd aan de Vereniging van Rekenkamers, tenzij anders afgesproken.

• Een deelnemer kan het onderzoeksbureau op eigen kosten en eigen verantwoordelijkheid aanvullende opdrachten geven. De Vereniging van Rekenkamers is daarin geen partij.
• Een dergelijk aanvullend onderzoek mag het DoeMee-onderzoek niet hinderen.

• Indien het aanleveren van informatie door een ambtelijke organisatie op problemen stuit, informeert het onderzoeksbureau de desbetreffende deelnemer. Deze deelnemer tracht tot een adequate oplossing te komen. Lukt dat uiteindelijk niet, dan vindt overleg plaats tussen deze deelnemer, het onderzoeksbureau en de Vereniging van Rekenkamers. De Vereniging van Rekenkamers bepaalt hoe hier verder mee zal worden omgegaan.
• Indien een deelnemer niet tevreden is over de opgeleverde factsheet met toelichting, vindt overleg plaats tussen deze deelnemer, het onderzoeksbureau en de Vereniging van Rekenkamers. Indien partijen er niet uitkomen bepaalt de Vereniging van Rekenkamers uiteindelijk of en zo ja hoe, het product moet worden aangepast.

• Onderwerp
• Deelnemersbijdrage
• Deadline definitieve aanmelding
• Deadline definitieve betaling
• Deadline voor het door de deelnemer informeren van de eigen organisatie over de start, opzet, reikwijdte, werkwijze en planning van het onderzoek.
• Deadline oplevering factheets
• Deadline oplevering rapport aan Vereniging van Rekenkamers en alle deelnemende rekenkamers
• Datum openbaarmaking rapport door Vereniging van Rekenkamers