Auteur: NVRR secretariaat

In 2021 is er vanuit de NVRR een DoeMee-onderzoek verricht naar de praktijk van de Wob bij provincies, waterschappen en gemeenten. Eind februari werden de eindconclusies van het rapport gepresenteerd.
Het eerste opvallende punt is, dat in tegenstelling tot wat we vaak denken, meer dan de helft van de Wob verzoeken bij gemeenten afkomstig zijn van burgers. Zij dienen veelal een Wob-verzoek in over ontwikkelingen in hun directe leefomgeving. Uit het onderzoek blijkt verder dat niet elke gemeente het haar burgers even makkelijk maakt om een Wob-verzoek in te dienen en termijnen worden regelmatig niet gehaald of standaard verlengd.
In aanloop naar Wet Open Overheid die per 1 mei 2022 in werking treedt, is er dus nog het nodige werk te verzetten.

De belangrijkste conclusies uit het NVRR DoeMee-onderzoek op een rij:

Actieve openbaarmaking slecht geregeld

Slechts vier van de 93 overheden (4%) hebben beleid over actieve openbaarheid, zo blijkt uit de documentstudie. Zeven van de 93 overheden (8%) beschikken wel over interne werkinstructies of procesbeschrijvingen. Dat strookt met de vaststelling dat aan de actieve openbaarheid slechts beperkt invulling wordt gegeven. De verantwoordelijkheid voor actieve openbaarheid is bij 47% van de overheden niet belegd.
Duidelijk is geworden dat op de actieve openbaarmaking niet de nadruk ligt bij de overheden. Tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek dat veel overheden inmiddels wel bezig zijn met het treffen van voorbereidingen op de komst van de Wet open overheid per 1 mei 2022. Omdat bij een aantal overheden de informatiehuishouding op dit moment waarschijnlijk nog niet op orde is, is het nodig dat daar aandacht naar uitgaat.

Niet tijdig beslissen op WOB-verzoek

In een kwart tot een derde van de gevallen wordt niet op tijd op een Wob-verzoek beslist. De gemiddelde doorlooptijd ‘van verzoek tot besluit’ is bijna zes weken volgens het vragenlijstonderzoek en zeven weken volgens de dossierstudie. In hun reactie op de vragenlijst cijfers geven overheden aan dat zij op slechts 45% van de Wob-verzoeken binnen vier weken een beslissing hebben genomen. De termijn van vier weken uit de Wob wordt dus vaak niet gehaald; sterker nog, vaak verdaagt het bestuursorgaan de beslissing meteen na ontvangst van het Wob-verzoek met een standaardtoelichting.

Indiening van WOB-verzoek in strijd met de wet

De post is veruit het populairst bij overheden en bij bijna de helft ook verplicht; daarna volgen mondelinge indiening, de mail, een online formulier en het algemene contactformulier. 49% van de overheden geeft aan dat Wob-verzoeken mondeling kunnen worden ingediend. Bij 60% van de overheden is volgens de vragenlijst een Wob-verzoek per mail niet mogelijk. Ook uit de dossier- en documentenstudie blijkt dat veel overheden liever geen Wob-verzoeken per mail ontvangen of deze weg helemaal hebben afgesloten. Het is in strijd met de Wob om alleen per post ingediende Wob-verzoeken in behandeling te nemen; in ieder geval mondelinge verzoeken moeten ook mogelijk zijn.
Met het oog op de digitalisering van de samenleving verbaast het ook dat het indienen van Wob-verzoeken per mail bij maar weinig overheden een optie is; een mail sturen is voor (mogelijke) verzoekers toch een van de simpelste manieren.
Een ander aandachtspunt is het feitelijk weglakken van informatie; regelmatig is deze informatie toch nog te lezen of te achterhalen waardoor onbedoeld niet-openbare informatie voor anderen toegankelijk wordt.

Uitvoering wordt als lastig ervaren

Uit het onderzoek is gebleken dat de uitvoering als lastig wordt ervaren. Naast verklaringen als te weinig capaciteit, complexiteit en de afhandeling ‘naast het eigen werk te moeten doen’ heeft de Wob aan de tussen 2009 en 2016 geldende Wet dwangsom en beroep niet tijdig beslissen een negatieve connotatie overgehouden. De Wob is destijds veelvuldig ingezet als middel overheden te dwingen hoge dwangsommen uit te keren omdat omvangrijke en complexe verzoeken werden ingediend die veelal onmogelijk tijdig afgehandeld konden worden. Mogelijk zijn de sporen van deze dwangsomwetgeving nog te zien in de constatering dat overheden nog altijd een sterke voorkeur hebben voor het per post indienen van Wob-verzoeken en het soms zelf formeel afsluiten van laagdrempelige (en dus destijds zeer ongewenste) mogelijkheid om per e-mail een verzoek in te dienen. De vraag rijst of de gemaakte keuzes hieromtrent na 2016 wel geëvalueerd en aangepast zijn.

Veel gaat ook goed

De informatie op de websites is over het algemeen toegankelijk en leesbaar en dat geldt ook voor de beslissingen op verzoeken, zij het dat die informatie vaak redelijk summier is. De uitzonderingsgronden van de Wob worden veelal goed toegepast, ook al is de motivering van de besluiten veelal wel wat algemeen.

De rol van de volksvertegenwoordigers

Het zou goed zijn dat staten, raden en algemene besturen meer aandacht geven aan de uitvoeringspraktijk van de openbaarheid van overheidsinformatie. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de volksvertegenwoordiging om te controleren of daarvan voldoende sprake is en daarvoor de nodige kaders te stellen.

De NVRR krijgt op dit moment veel vragen of de werkzaamheden van rekenkamerleden bij decentrale overheden BTW-plichtig zijn. De NVRR heeft hierover contact met de Belastingdienst. De Belastingdienst zal aan de hand van een aantal voorbeelden een uitspraak doen over de belastingplicht. Zodra wij een antwoord hebben van de Belastingdienst, zullen we dat laten weten.

Recent heeft Tineke van dan Biggelaar aangegeven te stoppen als voorzitter van de landelijke kenniskring. We hebben Tineke namens de NVRR hartelijk bedankt voor haar jarenlange inzet. We hebben inmiddels ook een opvolger voor Tineke gevonden: Birgitta Dolfing.

Vijf vragen aan Birgitta Dolfing:

Wie is Birgitta Dolfing?

Een geboren en getogen Zutphense. Nadat ik Zutphen verliet voor een studie geschiedenis in Groningen, gevolgd door een kwart eeuw wonen en werken in Leiden ben ik terug gekeerd naar een woon- en werkomgeving in de bossen van de Veluwe. Ik woon nog steeds op de Veluwe, maar werk sinds vorig voorjaar bij de gemeente Zutphen. Eerst alleen parttime als onderzoeker en griffier van de rekenkamercommissie. Per 1 april dit jaar ook als raadsadviseur. Dus de cirkel is rond.
Wie ben ik als persoon? Een historicus: altijd nieuwsgierig hoe dingen tot stand gekomen zijn, waarom gaat het zoals het gaat? Ook om nadrukkelijk een relatie met het heden te leggen, niet alleen op het verleden gericht. Ik houd van de combinatie van het meer solistische werk als onderzoeker en werk waarin ik onderdeel ben van een team en een netwerk. En dat alles graag met ruimte voor humor.

Hoe ben je in de wereld van de rekenkamers terecht gekomen?

Oude liefde roest niet.
Ik ben afgestudeerd in Nieuwste Geschiedenis op de rekenkamer tijdens Willem I. ik wilde aanvankelijk archivaris worden en richtte mij daarom voornamelijk op de institutionele geschiedenis van Nederland. Na een promotieonderzoek naar de waterschappen (wat is hun geheim dat ze zijn blijven voortbestaan?) een kleine 20 jaar werkzaam ben geweest op het terrein van openbare orde, veiligheid en crisisbeheersing. En door de jaren heen heb ik altijd interesse gehouden in het werk van de rekenkamer. Om op een onafhankelijke manier het openbaar bestuur kritisch te volgen en te ondersteunen. Ik vind het nog altijd jammer dat Prinsjesdag veel aandacht krijgt, maar de derde dinsdag in mei niet. Een paar jaar geleden ben ik bij mezelf nagegaan of ik nog energie kreeg van mijn werk en of ik mij dit zag toen tot mijn pensioen. Het antwoord was ontkennend. Het antwoord op de vraag wat dan te willen doen, was opnieuw de focus op analyseren, onderzoeken en de resultaten delen. En toen kwam het rekenkamerwerk weer naar de voorgrond.

Wat zijn je speerpunten als nieuwe voorzitter van de landelijke kenniskring?

Netwerk opbouwen en onderhouden. Ik houd ervan om mensen bij elkaar te brengen.
Ik heb zelf in eerdere werkkringen van waterstaat en openbare orde en veiligheid altijd graag deelgenomen aan workshops en bijeenkomsten en deze ook mede georganiseerd. Het biedt de gelegenheid om even uit de routine van alle dag te stappen, afstand te nemen en inspiratie op te doen om je werk goed, beter, anders te kunnen doen. Via sprekers en contact leggen met collega’s.
Ik hoop ook dat het netwerk uitgebreid kan worden om dit aan meer collega’s te bieden.

Hoe kan de positie van de kenniskring binnen de NVRR nog meer versterkt worden?

Dat is een lastige vraag, ook omdat ik nog relatief nieuw in dit veld ben. Ik vind het in het algemeen belangrijk dat er verbinding is tussen het de mensen in het veld en degenen die er verder vanaf staan. Als daartussen communicatie is dan zijn beide partijen daarbij gebaat.
En verder zijn er vast genoeg collega’s die mij hier ideeën over hebben. Ik nodig iedereen bij deze alvast uit om ze met mij te delen.

Welke vraag die we niet hebben gesteld zou je graag willen beantwoorden? En wat zou je antwoord zijn?

Wat trekt je aan in het werk bij een rekenkamer(commissie)?
Het betrokken zijn bij openbaar bestuur en tegelijk niet in de spotlights staan. Het afstand nemen, analyseren en bekijken hoe bestuurders hun werk doen. Zoals ik eerder de waterschappen bekeek en ook nog wel op afstand volg. Maar toch met minder intrinsieke belangstelling dan rekenkamers.

Wat gaan we doen?

De NVRR zoekt een ervaren onderzoeker om een zogeheten metadossier op te stellen. In een metadossier wordt voor één onderwerp de belangrijkste onderzoeks-informatie uit rekenkamer-rapporten samengebracht, zoals onderzoeksvragen, normenkaders, aanpak, conclusies en aanbevelingen. Het onderwerp is het woonbeleid. Van de opdrachtnemer wordt gevraagd zoveel mogelijk rekenkamerrapporten over dit onderwerp te verzamelen, waaronder in elk geval alle rapporten over het onderwerp in de bibliotheek van de NVRR. Daarbij is creativiteit bij het verzamelen gewenst: mogelijk dat een rekenkamer (-commissie) een iets andere term gebruikt voor dit onderwerp. De opdrachtnemer analyseert de verzamelde rapporten op de belangrijkste overeenkomsten en (lokale) verschillen ten aanzien van de belangrijkste onderzoeks-informatie. De NVRR heeft voor het metadossier Jeugdzorg reeds een format ontwikkelt (in Excel) dat gebruikt dient te worden voor het dossier over het woonbeleid om zo voor eenheid te zorgen met betrekking tot de ontwikkeling van de metadossiers.

• Wie zoeken we: Om deze opdracht uit te kunnen voeren verwachten we dat de opdrachtnemer aantoonbare ervaring heeft met evaluatie-onderzoek, waarbij ervaring met rekenkamer-onderzoek een pré is.
• Wanneer: Planning van het project is start per 11 april 2022, oplevering meta-dossier 20 juni 2022. Voorstellen met een schets van de aanpak, planning, CV van degene die het project daadwerkelijk uitvoert en een kostenraming kunnen uiterlijk 4 april a.s. worden ingediend bij de NVRR.
• Financiën: voor het ontwikkelen van het NVRR woondossier is maximaal €8750 beschikbaar.
• Meer info: Etienne Lemmens 06 11226755

In 2021 is er vanuit de NVRR een DoeMee-onderzoek verricht naar de praktijk van de Wob bij provincies, waterschappen en gemeenten. Het eerste opvallende punt is dat meer dan de helft van de Wob verzoeken bij gemeenten afkomstig zijn van burgers. Zij dienen veelal een Wob-verzoek in over ontwikkelingen in hun directe leefomgeving. Uit het onderzoek blijkt verder dat niet elke gemeente het haar burgers even makkelijk maakt om een Wob-verzoek in te dienen en termijnen worden regelmatig niet gehaald of standaard verlengd. In aanloop naar Wet Open Overheid die per 1 mei 2022 in werking treedt, is er dus nog het nodige werk te verzetten.

De belangrijkste conclusies uit het NVRR DoeMee-onderzoek op een rij:

Actieve openbaarmaking slecht geregeld

Slechts vier van de 93 overheden (4%) hebben beleid over actieve openbaarheid, zo blijkt uit de documentstudie. Zeven van de 93 overheden (8%) beschikken wel over interne werkinstructies of procesbeschrijvingen. Dat strookt met de vaststelling dat aan de actieve openbaarheid slechts beperkt invulling wordt gegeven. De verantwoordelijkheid voor actieve openbaarheid is bij 47% van de overheden niet belegd.

Duidelijk is geworden dat op de actieve openbaarmaking niet de nadruk ligt bij de overheden. Tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek dat veel overheden inmiddels wel bezig zijn met het treffen van voorbereidingen op de komst van de Wet open overheid per 1 mei 2022. Omdat bij een aantal overheden de informatiehuishouding op dit moment waarschijnlijk nog niet op orde is, is het nodig dat daar aandacht naar uitgaat.

Niet tijdig beslissen op WOB-verzoek

In een kwart tot een derde van de gevallen wordt niet op tijd op een Wob-verzoek beslist. De gemiddelde doorlooptijd ‘van verzoek tot besluit’ is bijna zes weken volgens het vragenlijstonderzoek en zeven weken volgens de dossierstudie. In hun reactie op de vragenlijst cijfers geven overheden aan dat zij op slechts 45% van de Wob-verzoeken binnen vier weken een beslissing hebben genomen. De termijn van vier weken uit de Wob wordt dus vaak niet gehaald; sterker nog, vaak verdaagt het bestuursorgaan de beslissing meteen na ontvangst van het Wob-verzoek met een standaardtoelichting.

Indiening van WOB-verzoek in strijd met de wet

De post is veruit het populairst bij overheden en bij bijna de helft ook verplicht; daarna volgen mondelinge indiening, de mail, een online formulier en het algemene contactformulier. 49% van de overheden geeft aan dat Wob-verzoeken mondeling kunnen worden ingediend. Bij 60% van de overheden is volgens de vragenlijst een Wob-verzoek per mail niet mogelijk. Ook uit de dossier- en documentenstudie blijkt dat veel overheden liever geen Wob-verzoeken per mail ontvangen of deze weg helemaal hebben afgesloten. Het is in strijd met de Wob om alleen per post ingediende Wob-verzoeken in behandeling te nemen; in ieder geval mondelinge verzoeken moeten ook mogelijk zijn.

Met het oog op de digitalisering van de samenleving verbaast het ook dat het indienen van Wob-verzoeken per mail bij maar weinig overheden een optie is; een mail sturen is voor (mogelijke) verzoekers toch een van de simpelste manieren.

Een ander aandachtspunt is het feitelijk weglakken van informatie; regelmatig is deze informatie toch nog te lezen of te achterhalen waardoor onbedoeld niet-openbare informatie voor anderen toegankelijk wordt.

 Uitvoering wordt als lastig ervaren

Uit het onderzoek is gebleken dat de uitvoering als lastig wordt ervaren. Naast verklaringen als te weinig capaciteit, complexiteit en de afhandeling ‘naast het eigen werk te moeten doen’ heeft de Wob aan de tussen 2009 en 2016 geldende Wet dwangsom en beroep niet tijdig beslissen een negatieve connotatie overgehouden. De Wob is destijds veelvuldig ingezet als middel overheden te dwingen hoge dwangsommen uit te keren omdat omvangrijke en complexe verzoeken werden ingediend die veelal onmogelijk tijdig afgehandeld konden worden. Mogelijk zijn de sporen van deze dwangsomwetgeving nog te zien in de constatering dat overheden nog altijd een sterke voorkeur hebben voor het per post indienen van Wob-verzoeken en het soms zelf formeel afsluiten van laagdrempelige (en dus destijds zeer ongewenste) mogelijkheid om per e-mail een verzoek in te dienen. De vraag rijst of de gemaakte keuzes hieromtrent na 2016 wel geëvalueerd en aangepast zijn.

Veel gaat ook goed

De informatie op de websites is over het algemeen toegankelijk en leesbaar en dat geldt ook voor de beslissingen op verzoeken, zij het dat die informatie vaak redelijk summier is. De uitzonderingsgronden van de Wob worden veelal goed toegepast, ook al is de motivering van de besluiten veelal wel wat algemeen.

De rol van de volksvertegenwoordigers

Het zou goed zijn dat staten, raden en algemene besturen meer aandacht geven aan de uitvoeringspraktijk van de openbaarheid van overheidsinformatie. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de volksvertegenwoordiging om te controleren of daarvan voldoende sprake is en daarvoor de nodige kaders te stellen.

Wegens succes herhaald
Onderzoeken doen we vooral voor de raad. Maar onze rekenkameronderzoeken hebben alleen impact als raadsleden ze echt kunnen “ontvangen”. Daarvoor moet je op elkaar inspelen en goed samenwerken. De raadsverkiezingen in maart zijn een prima aanleiding voor een goed gesprek daarover met je raad.

Hoe maak je op een zinvolle manier samen kennis? Los van de waan van de dag delen waarom je er voor de raad bent, wat je wilt bereiken en hoe je werkt. En wat raadsleden belangrijk vinden in de samenwerking met hun rekenkamer(commissie).

Daarover organiseren Vincent van Stipdonk en Marije van den Berg donderdag 24 maart 2022 van 12:15 – 13:00 uur een gratis lunch-webinar.

Het is een reprise van het luchwebinar van eind 2021.
Je krijgt allerlei praktische tips en hulpmiddelen.
Van ons en van elkaar. We doen deze reprise kort na de verkiezingen, zodat je nog snel goede input krijgt voor het steviger invullen van je plek in het startprogramma van de raad!

Aanmelden kan via de volgende link: https://www.nvrr.nl/agenda/9992/nvrr-lunchwebinar-kennis-maken-met-de-raad-2/

Raymond Vlecken, burgemeester van Weert, is voorzitter van de BZK projectgroep lokale rekenkamers. Zijn missie: ´De komende jaren op bezoek bij zoveel mogelijk gemeenten waar de rekenkamer een duwtje in de rug nodig heeft´.
‘De gemeenteraad moet meer gebruikmaken van de instrumenten die haar ten dienste staan’, volgens Vlecken. ´Het zou mooi zijn als de Rekenkamer op waarde wordt geschat, want nu spreek ik regelmatig raadsleden die niet weten wat een rekenkamer voor hen kan betekenen.´ En dat vindt hij een gemiste kans. Een goede rekenkamer brengt immers de raad in stelling om de controlerende en kaderstellende rol beter uit te voeren.

De projectgroep lokale rekenkamers is eind vorig jaar van start gegaan en ondanks alle drukke agenda´s en aankomende raadsverkiezingen, zijn de eerste gesprekken al gevoerd. ‘We komen als collega’s’, zegt Vlecken. ‘Door open het gesprek aan te gaan komen we snel toe aan de zaken die wat stroever lopen. Soms is dat een gebrek aan onderzoeksbudget, in andere gevallen gaat het om versterking van de relatie tussen raad en rekenkamer. Alles kan wat ons betreft besproken worden. Natuurlijk hebben we ook aandacht voor zaken die wel goed lopen waar andere gemeenten van kunnen leren. Alleen al het gesprek voeren is belangrijk; de rekenkamer staat dan weer op de agenda bij alle stakeholders.’ Natuurlijk levert de projectgroep ook concrete adviezen over versterking en positionering van de rekenkamers.

Vlecken wil het ijzer smeden als het heet is. Er komt een wetswijziging aan, waardoor raadsleden straks geen lid meer kunnen zijn van de rekenkamer. En na de verkiezingen zijn er veel nieuwe raadsleden die niet precies weten wat een rekenkamer voor hen kan betekenen. Daarom zetten we als projectgroep in op het startprogramma van de nieuwe gemeenteraden. ‘We voeren graag het gesprek over de rekenkamer in het startprogramma. Dan worden er afspraken gemaakt voor de komende raadsperiode. Het is mooi als de nieuwe raad na het gesprek met de projectgroep een beter beeld heeft over hoe de rekenkamer in te zetten.’

Naast Vlecken zitten de burgemeesters Kalfs (Lingewaard) en Gebben (Dronten), drie ervaren griffiers en rekenkamerleden in de projectgroep. ´Deze club heeft vanuit elk perspectief veel ervaring met lokale rekenkamers.´, geeft Vlecken aan. Die ervaring vormt de basis voor ons advies. En dat advies bieden we vanuit het ministerie van BZK kosteloos aan. Het kost alleen een beetje tijd, maar dat is met een beter functionerende rekenkamer snel weer terug verdiend.´

De projectgroep wordt ondersteund door PBLQ. Wilt u met de projectgroep in gesprek of meer weten over de werkwijze of samenstelling? Dan kunt u contact opnemen met Peter van Enk (T: 06 51416822 of M: p.van.enk@pblq.nl).

Even leek het er deze week toch echt van te komen, maar in het weekend werd duidelijk dat het wetsvoorstel wederom is uitgesteld en nu op de agenda staat voor eind maart.

Wanneer je op de hoogte wil blijven van de exacte datum van behandeling van het wetsvoorstel, dan kun je je via de website van de Tweede Kamer aanmelden om op de hoogte te blijven van de behandeling van het wetsvoorstel.

Onderzoeken doen we vooral voor de raad. Maar onze rekenkameronderzoeken hebben alleen impact als raadsleden ze echt kunnen “ontvangen”. Daarvoor moet je op elkaar inspelen en goed samenwerken. De raadsverkiezingen in maart zijn een prima aanleiding voor een goed gesprek daarover met je raad.

Hoe maak je op een zinvolle manier samen kennis? Los van de waan van de dag delen waarom je er voor de raad bent, wat je wilt bereiken en hoe je werkt. En wat raadsleden belangrijk vinden in de samenwerking met hun rekenkamer(commissie).

Daarover organiseren Vincent van Stipdonk en Marije van den Berg donderdag 24 maart 2022 van 12:15 – 13:00 uur een gratis lunch-webinar.

Het is een reprise van het luchwebinar van eind 2021.
Je krijgt allerlei praktische tips en hulpmiddelen.
Van ons en van elkaar. We doen deze reprise kort na de verkiezingen, zodat je nog snel goede input krijgt voor het steviger invullen van je plek in het startprogramma van de raad!

Aanmelden kan hier.