Skip to main content

Auteur: NVRR secretariaat

Het secretariaat van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies.

Mogelijke bronnen onderwerpen rekenkameronderzoek

Officiële stukken:

  • Raadsstukken en raadsagenda’s.
  • Stukken van B&W (bestuursrapportages evaluatierapporten etc.).
  • De begroting, jaarrekening, voorjaarsnota etc.
  • Stukken van de account zoals tussentijds verslag en managementletter.
  • Commissieagenda’s en notulen.

Andere bronnen:

  • Lokale kranten en wijkbladen.
  • Individuele signalen van raadsleden, ambtenaren en burgers.
  • Het horen van de raad.
  • Overleg met audit-commissie of accountant.
  • Binnenlands bestuur.
  • VNG magazine.
  • Maatschappelijke organisaties.

Logboek en archief

De rekenkamer(commissie) kan voor elk onderzoek een logboek en een archief aanleggen. Een logboek en een goed archief maken het mogelijk om later makkelijk iets terug te halen en om afspraken en toezeggingen te controleren. Het logboek en het archief zijn ook belangrijk in verband met de vereiste transparantie en controleerbaarheid van de rekenkamer. In logboek en archief kunnen de volgende zaken worden vastgelegd:

  • belangrijke momenten,
  • contacten,
  • namen,
  • documenten,
  • telefoongesprekken,
  • e-mails,
  • informatieve ronden etc.

Archief

Het is in ieder geval belangrijk op een systematische manier om te gaan met correspondentie in het kader van het onderzoek.
Aanbevolen wordt de inkomende en uitgaande correspondentie op papier / print te archiveren. Dit betreft post, fax en e-mail.

Logboek

Aangeraden wordt een logboek aan te leggen zodra een onderwerp is geselecteerd. Een logboek is een weergave van het verloop van een onderzoek. Van telefonisch of eventueel mondeling contact wordt in het logboek verslag gedaan. Zo nodig wordt correspondentie per e-mail in het logboek opgenomen. Het logboek geeft, samen met alle andere werkzaamheden en (tussen)producten en de een afrondende evaluatie van het onderzoek, een compleet beeld. Het logboek is het meest bruikbaar wanneer het consequent wordt bijgehouden.

Lessen en ervaringen met gezamenlijk rekenkameronderzoek

Op 8 februari 2011 is in de Kring Onderzoek van de NVRR het thema ‘gezamenlijk rekenkameronderzoek’ bediscussieerd. In deze notitie worden enkele lessen en ervaringen beschreven voor rekenkamers die gezamenlijk onderzoek willen doen.

Gezamenlijk rekenkameronderzoek

Er komen verschillende typen van gezamenlijk onderzoek voor in rekenkamerland, waaronder:

  • Bij een Doe Mee onderzoek maakt één organisatie (bijv. adviesbureau Necker Van Naem) een onderzoeksplan en kunnen anderen inschrijven om deel te nemen;
  • Rekenkamers spreken af om voor een bepaald onderwerp een samenwerking aan te gaan. De samenwerking is tijdelijk en er is een goede inhoudelijke reden om samen een onderwerp te onderzoeken. Opzet en uitvoering worden samen gedaan;
  • Rekenkamers werken standaard samen. Denk daarbij aan verschillende provinciale rekenkamers, zoals de Randstedelijke Rekenkamer (Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland). Een ander voorbeeld zijn de rekenkamers van Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Putten die samen onderzoeken uitvoeren, en een gezamenlijke externe voorzitter hebben.

Motieven voor samenwerking

Er kunnen verschillende motieven / argumenten zijn om samen te werken, we noemen:

  • Benchmarking: het doel is om een beter beeld te krijgen van de eigen positie, kwaliteit van beleid en uitvoering in vergelijking met anderen;
  • Vergroten leervermogen: de vergelijking biedt mogelijkheden om te leren van anderen. Het leren kan zowel betrekking hebben op het uitvoeren van het rekenkameronderzoek, als op het leren van de beleidsaanpak van verschillende overheden;
  • Bundelen capaciteit en deskundigheid: samenwerking biedt rekenkamers toegang tot elkaars kennis en kunde;
  • Kostenbesparing: overwegingen van efficiëntie kunnen een motief zijn om samen te werken. Uit enkele praktijkervaringen blijkt dat die kostenbesparing vaak niet gehaald wordt. Samenwerking biedt inhoudelijke meerwaarde, maar kost meestal meer tijd.
  • Strategische overweging: een gezamenlijk onderzoek kan een groep van rekenkamers positief in beeld brengen bij bestuur en media.

Samen werken of niet?

Het is verstandig om vooraf na te denken over de verwachte meerwaarde van een gezamenlijk onderzoek. Enkele punten van overweging zijn:

  • is er behoefte bij de raad / staten voor een vergelijking (en dus samenwerking van rekenkamers)?
  • is er bij de rekenkamers een duidelijk gezamenlijk belang?
  • zijn de deelnemende gemeenten vergelijkbaar, of de verschillen te groot?
  • is er voldoende helderheid over het onderzoekskader?
  • is er voldoende toegang tot de benodigde informatie / personen?
  • kan er voldoende betrokkenheid zijn van de rekenkamerleden tijdens het proces?
  • is het duidelijk wat het eindprodukt is, en wat ieders rol is in de afronding / rapportagefase?
  • levert het resultaat voldoende meerwaarde op voor de raad / staten?

Leerpunten

Uit ervaringen met gezamenlijk rekenkameronderzoek zijn de volgende leerpunten te formuleren:

  • Weeg goed af waarom gezamenlijk onderzoek voordelen biedt ten opzichte van zelf doen, houd ook zicht op de nadelen;
  • Breng verwachtingen bij elkaar, en zorg dat de inzet per rekenkamer volstrekt helder is;
  • Werk vanuit een eenduidig onderzoekskader: onderzoeksvraag, wijze van uitvoering, beoogd resultaat, procedures van hoor en wederhoor;
  • Wees flexibel: een gezamenlijk onderzoek kan vragen om alternatieve werkwijzen, procedures, eindprodukten e.d.
  • Zorg voor een competent onderzoeksteam / projectleider (zowel bij eigen uitvoering als bij uitbesteding);
  • Voorkom wachten op ‘traagste’ deelnemer: dus maak realistische planning over informatievoorziening, interviews, analyse, schrijfproces e.d.;
  • Organiseer feedback: zorg ervoor dat de ‘achterban’ van rekenkamerleden op de hoogte blijven van de vorderingen;
  • Maak altijd een inkleuring van bevindingen en aanbevelingen gericht op de eigen gemeente / provincie (raadsleden / statenleden vragen zich altijd af wat kunnen WIJ ervan leren?).

Lees ook: Scorekaart: wel of niet meedoen aan gezamenlijk onderzoek ?

auteur: NVRR Kring Onderzoek 2011 opgesteld door Ronald Hoekstra

Kwaliteit van onderzoek(srapport)

Voor de doorwerking van onderzoek is het van belang dat het onderzoek(srapport) gedegen gedegen in elkaar steekt. Deze technische kwaliteit van onderzoek bestaat onder andere uit de volgende elementen:

  • goed onderwerp (de actualiteit en politieke relevantie van het onderwerp).
  • juiste methoden en technieken (passend bij het type onderwerp, onderzoeksprobleem en de onderzoeksvragen).
  • betrouwbaarheid, geldigheid en controleerbaarheid (onweerlegbare bevindingen).
  • evenwichtige beoordeling.
  • toegesneden op de situatie (lokaal maatwerk).
  • bruikbare, specifieke, beleidsinhoudelijke, concrete en doelgerichte aanbevelingen
  • goed leesbaar.
  • goed vormgegeven.

Belangrijke aandachtspunten voor het bereiken van een goede technische kwaliteit zijn:

  • De mate waarin het normenkader overeenkomt met de visie van raad / provinciale staten en college / gedeputeerde staten.
  • De mate waarin raad / provinciale staten en college / gedeputeerde staten zich kunnen vinden in het onderzoeksonderwerp.
  • De mate waarin de aanbevelingen aansluiten bij (lopende) ontwikkelingen binnen de gemeente.
  • De mate waarin aanbevelingen in verhouding tot staan het huidige beleid . Dat kan een dilemma vormen voor de rekenkamer(commissie). De doorwerking van een aanbeveling  is groter, naarmate het beter aansluit op of maar beperkt afwijkt van het huidige beleid. De kracht van rekenkamer(commissie) is echter ook, dat ze discussie kan uitlokken over de uitgangspunten van beleid.
  • Voorkómen dat je als rekenkamer in een machtstrijd komt met college / gedeputeerde staten, door bijvoorbeeld niet te veel op de stoel van de ambtelijke adviseurs te gaan zitten.
  • Een directe aanleiding voor het onderzoek, die ook politiek en maatschappelijk speelt. Dat ‘gevoel van urgentie’ is idealiter ook nog aanwezig als het rapport uitkomt.
  • Een heldere opdrachtformulering en scherpe onderzoeksbegeleiding (bij uitbesteding van het rekenkameronderzoek).
  • Concrete, korte en bondige aanbevelingen die aansluiten bij de ‘belevingswereld’ van de raadsleden. Wat kunnen zij ermee? Hoe kunnen zij er beter mee sturen, controleren, kaderstellen, etc.?

Instrumentele doorwerking

Bij instrumentele doorwerking onderschrijft de raad / provinciale staten de conclusies en aanbevelingen. De colleges / gedeputeerde staten nemen ze (grotendeels) over en de organisaties voeren ze uit. Ook bij een minimale aanpassingen, is er sprake van instrumentele doorwerking. Het kan wel enige tijd duren, voordat de aanbevelingen zijn verwerkt in nieuw of aangepast beleid. Daarvoor wordt meestal een ‘natuurlijk’ moment gekozen. De aanbevelingen worden dan ingepast in de reguliere beleidscyclus. Instrumentele doorwerking is feitelijk vast te stellen aan de hand van (beleids)notities, verslagen en etc.

De instrumentele doorwerking van de rekenkameronderzoeken is hoog en de laatste jaren toegenomen. De controlerende rol van de raad/provinciale staten is hiermee versterkt. De focus ligt van raad / provinciale staten ligt ook op de volksvertegenwoordigende en controlerende rol. De versterking blijft beperkt tot het onderwerp dat door de rekenkamer(commissie) is onderzocht. De opgedane inzichten worden niet automatisch benut op andere terreinen, waar de rekenkamer(commissie) geen onderzoek heeft verricht.

Indicatoren voor doorwerking

Doorwerkingspatronen zijn vaak vrij vaag en zijn dus lastig te meten. Het meten van bepaalde effecten zegt wel iets over de soort en richting van de doorwerking, maar lang niet alles. Bovendien heeft het begrip doorwerking zelf een instrumentele en functionele betekenis, waardoor de invalshoek per definitie vrij beperkt is.

Analyse bestuurlijke reactie

De aanwezigheid, reactietermijn en inhoud van een bestuurlijke reactie van het college / gedeputeerde staten is een belangrijke indicator voor potentiële doorwerking. Zijn de aanbevelingen van de rekenkamer overgenomen? De raad / provinciale staten zegt vaak ‘ja’ tegen de aanbevelingen van de rekenkamer. Voor de colleges / gedeputeerde staten varieert dit sterk per onderzoeksrapport.

De bestuurlijke reactie kan geanalyseerd worden aan de hand van de volgende kenmerken:

  • De conclusies en aanbevelingen worden geheel gesteund door het college / gedeputeerde staten en de aanbevelingen worden (grotendeels) overgenomen.
  • Het college / gedeputeerde staten steunt de hoofdlijn van het onderzoek en enkele aanbevelingen worden door het college / gedeputeerde staten overgenomen.
  • Het college / gedeputeerde staten steunt de wijze van redeneren, maar niet de aanbevelingen.
  • Het college / gedeputeerde staten steunt een aantal aanbevelingen, maar niet de hoofdlijn van het advies.
  • Het onderzoek wordt door het college / gedeputeerde staten verworpen.
  • Het college / gedeputeerde staten verwerpt het onderzoek niet, maar steunt de redeneerlijn en aanbevelingen ook niet.
  • Er is (nog) geen reactie van het college / gedeputeerde staten op het onderzoek.

De reactie kan van de raad / provinciale staten op eenzelfde wijze worden geanalyseerd.

Als de raad / provinciale staten een besluit heeft genomen over de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport, moet dit worden uitgevoerd. Zijn de aanbevelingen geïmplementeerd, in beleid ‘vertaald’ en ingevoerd? Hebben de aanbevelingen van de rekenkamer daadwerkelijk (extern) effect gehad? Of: zijn de met de aanbevelingen beoogde verbeteringen bereikt? De mate van implementatie meten is een stuk lastiger en vergt vaak een diepgaande analyse van beleidsstukken. Het voor een goede meting is het in ieder geval belangrijk:

  • Bij de behandeling van het rapport (laten) uit te spreken welke actie de rekenkamer(commissie) wanneer verwacht van raad / provinciale staten en college / gedeputeerde staten.
  • Aan te kondigen dat na een bepaalde periode een vervolgonderzoek of doorwerkingsonderzoek kan plaatsvinden.
  • De raad / provinciale staten laten besluiten dat het college / gedeputeerde staten na enige tijd moet rapporteren over de invoering van de aanbevelingen.
  • De verantwoording over de verwerking van de aanbevelingen integreren in de planning en controlcyclus.

Andere meetpunten voor doorwerking

Wanneer rekenkamer(commissie)s op grond van bepaalde, andere meetpunten een specifieke evaluatiemethode willen ontwikkelen voor doorwerking, doen zij er goed aan rekening te houden met het volgende:

  • streef naar een beperkt aantal, eenvoudige en eenduidige indicatoren.
  • de informatievoorziening ter ondersteuning van het meten moet betrouwbaar zijn, zonder dat dit gepaard gaat met een relatief zware administratieve last.
  • de betrokkenheid neemt toe als actoren belang hebben bij de meting.
  • hou rekening met de perverse effecten van ‘meten’. Meten kan strategisch gedrag uitlokken, waarbij men zich men met name richt op die effecten die relatief gemakkelijk zichtbaar te maken zijn.
  • meten leidt tot een vertekening van de doorwerking, omdat vooral de nadruk ligt op het kwantificeren van effecten.
  • met name de politiek-strategische doorwerking is zeer moeilijk te meten. Het politieke spel is lastig meetbaar te maken.

De rekenkamer zou de doorwerking bijvoorbeeld kunnen meten aan de hand van onderstaande matrix.

Complicerende factoren voor het meten doorwerking

  • Incubatietijd: doorwerking vindt meestal pas plaats op langere termijn.  Dit betekent dat het beoordelen van de doorwerking soms moet worden afgewacht, of dat metingen moeten worden herhaald in een bepaalde frequentie (bijvoorbeeld: meting zes maanden na publicatie, en dan nogmaals na twee jaar).
  • Verschillende onderzoeken kennen verschillende patronen van doorwerking. Het is dus vaak niet mogelijk om ‘de’ doorwerking van rekenkameronderzoek vast te stellen. Evaluatie zal op het niveau van individuele onderzoeken moeten plaatsvinden. Dat is nogal arbeidsintensief.
  • Perverse neveneffecten van meting. Een grote nadruk op het meten en evalueren van effecten van doorwerking kunnen neveneffecten hebben. Het kan op termijn leiden tot het uitbrengen van onderzoeken die gemakkelijk meetbaar zijn. Daarom is het van belang om ook gebruik te maken van evaluatiemethoden met kwalitatieve elementen.
  • Niet alle soorten van doorwerking zijn even makkelijk vast te stellen. Instrumentele doorwerking leent zich beter voor meting dan conceptuele doorwerking. Het vaststellen strategische doorwerking is zo mogelijk nog lastiger.

Gemeentelijke rekenkamers

Gemeentelijke rekenkamers doen onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid, in Nederland. In 2006 dient elke gemeente dergelijk onderzoek uit te kunnen voeren, hetzij door een eigen rekenkamer of rekenkamercommissie, hetzij een rekenkamer(commissie) in samenwerking met andere gemeenten.

Eerste rekenkamer & rekenkamercommissie

De eerste gemeentelijke rekenkamercommissie werd in 1996 in Delft ingesteld.In 1997 werd in Rotterdam de eerste rekenkamer ingesteld. Tot de landelijke invoering in 2002 bleef dit de enige onafhankelijke rekenkamer.  Wel werden bij gemeenten rekenkamercommissies ingesteld.

Dualisme

Landelijke invoering volgde vanaf maart 2002 in het kader van het dualisme, waarmee de ontstane verweving tussen gemeenteraad en gemeentebestuur teruggebracht diende te worden. Essentie van het gemeentelijk dualisme is dat het college van B & W bestuurt, en dat de raad controleert en kaders stelt. Een belangrijk instrument voor de controletaak van de raad werd de gemeentelijke rekenkamer.

Verschil rekenkamer & rekenkamercommissie

Het voornaamste verschil tussen een gemeentelijke rekenkamer en een rekenkamercommissie is de onafhankelijkheid van het orgaan. Een rekenkamer is meer onafhankelijk. Deze onafhankelijkheid is voor de rekenkamer in de gemeentewet verankert.

De rekenkamercommissie daarentegen staat dichter bij de raad. De gemeenteraad heeft in dit geval meer vrijheid in de samenstelling en het is mogelijk om in een dergelijke commissie te laten plaatsnemen. De verschillende bevoegdheden van de commissie kunnen door de gemeente nader bepaald worden in een verordening.

Een gemeentelijke rekenkamer(functie) kan bestaan uit enkele raadsleden, externe leden of een combinatie van beide, die benoemd worden door de gemeenteraad. Als er meerdere leden zijn spreekt men van een rekenkamercommissie, als er één lid is van een directeursmodel. De rekenkamer wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De rekenkamer heeft een eigen budget om onderzoek uit te laten voeren.

Andere rekenkamers

Andere rekenkamers: de Algemene Rekenkamer en de Europese Rekenkamer.

NVRR

De regionale rekenkamers in Nederland hebben zich verenigd in de NVRR, de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies.

auteur: Esther Doodkorte

Gebruik Doorwerking

Onderzoek kan op verschillende manieren gebruikt kunnen worden Een persoon of organisatie maakt gebruik van onderzoek wanneer één of meer elementen uit onderzoek terug komen:

  • in het standpunt of handelen van die persoon of die organisatie;
  • in de overweging die voorafgaat aan dat standpunt of dat handelen;
  • bij terugkoppeling naar bestuurders of politici in het beleids-, begrotings- of verantwoordingsproces.

Typen gebruik

Gebruik is in drie categorieën onder te verdelen:

  1. Instrumenteel gebruik: de analyses en aanbevelingen zijn direct toepasbaar bij het aanpakken van een beleidsprobleem of maatschappelijk vraagstuk. Het gebruik komt veelal tot uiting in het overnemen van concrete aanbevelingen.
  2. Conceptueel gebruik: is de bijdrage die onderzoek kan leveren aan de politieke en/of ambtelijke meningsvorming. Het is ook de mate waarin onderzoek kan dienen als context waaruit ideeën kunnen worden afgeleid. Het gaat dan meestal om het gebruik van delen van het onderzoek of bepaalde concepten daaruit. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe koers, een nieuw perspectief of een nieuwe redeneerlijn wordt gegeven, kan er sprake zijn van conceptueel gebruik. Het onderzoek heeft dan vooral een een informatiefunctie en dient als richtingaanwijzer. Conceptueel gebruik is vaak een indirect effect van onderzoek en gaat over de lange termijn.
  3. Strategisch gebruik: de analyses en aanbevelingen worden voor andere doelen gebruikt dat beoogd. Belanghebbende partijen gebruiken de uitkomsten in strategisch opzicht om hun positie te versterken of te beschermen. Bijvoorbeeld om het beleidsproces te vertragen, beleid in de ijskast te zetten of om onderhandelingsposities in de besluitvorming te versterken.

Moment van gebruik

De korte termijn gebruik afgebakend tot gebruik van het onderzoeksrapport in één à twee jaar nadat deze is uitgekomen. Daarmee wordt onder lange termijn automatisch twee jaar of meer na de verschijning van het rapport verstaan

Het gebruik van onderzoek op korte termijn vindt nauwelijks plaats zo blijkt uit verschillende onderzoeken. Crisis of crisisdreiging vergroot wel de kans op het gebruik op korte termijn . Beleidsverandering vindt meestal plaats op de langere termijn met kleine, voortschrijdende stappen of beslissingen. Wetenschappers nemen aan, dat het gebruiken van (onderzoeks)resultaten ook zo plaatsvindt.

Evaluatie rekenkameronderzoek

Evaluatie onderzoeksproces

Het is voor de interne effectiviteit van de rekenkamer belangrijk, dat zij elk onderzoek kort na de publicatie evalueert op inhoud en proces. Doel van zo’n evaluatie is het achterhalen van verbeterpunten en succesvolle werkwijzen. Voor deze evaluatie kan de rekenkamer(commissie) gebruik maken van een standaard checklist met vragen en aandachtspunten. Wanneer het onderzoek door de rekenkamer(commissie) zelf is uitgevoerd, is sprake van een zelfevaluatie van het onderzoeksteam en de directeur of voorzitter. Bij uitbesteding van het onderzoek aan een externe onderzoeker is een evaluatie met / van het bureau op zijn plaats. De uitkomsten van (zelf)evaluatie worden idealiter vastgelegd in een evaluatienotitie.

Evaluatie op doorwerking

Voor de externe effectiviteit van de rekenkamer(functie) is van belang de doorwerking van rekenkamerrapporten te evalueren. Op die manier kan de rekenkamer(commissie) volgen wat er met de rapporten wordt gedaan. Maar ook hoe en in welke mate gevolg wordt gegeven aan aanbevelingen en eventuele toezeggingen. Deels valt dit samen met de mogelijkheid van vervolg- of opvolgingsonderzoek.

Offertetraject

Aangeraden wordt minimaal drie bureaus te benaderen voor het uitbrengen van een offerte. Zeker bij wat meer specialistische onderwerpen, kan het nuttig zijn om via het internet gespecialiseerde bureaus of onderzoeksinstellingen op het spoor te komen. Ook bij andere rekenkamers, die vergelijkbaar onderzoek hebben laten doen, kunnen inlichtingen worden ingewonnen. Ook afdelingen van andere gemeenten kunnen vaak goede suggesties doen. Met name ten aanzien van onderzoek naar ‘inhuur van derden’, ‘grondexploitatie’ en ‘subsidiebeleid’ bestaat inmiddels veel ervaring bij lokale rekenkamers. De databanken van De Lokale Rekenkamer (www.delokalerekenkamer.nl) en de NVRR (www.nvrr.nl) bieden toegang tot een groot aantal rapporten.

Stappen offertetraject

Volg in het offertetraject de volgende stappen:

  • Benader kandidaat opdrachtnemers telefonisch met de vraag of ze in principe bereid zijn mee te doen met het offerte traject.
  • Stuur ze vervolgens (per e-mail) het onderzoeksplan toe met het verzoek om op basis daarvan een offerte uit te brengen. Het is raadzaam daarbij ook aan te geven welke elementen op welke wijze in ieder geval in de offerte opgenomen moeten worden. Dit betreft in ieder geval:
  • het toetsingskader dat in het onderzoek wordt gehanteerd. Tussen onderzoeksbureau en rekenkamer(commissie) zal op dit punt volstrekte overeenstemming moeten bestaan;
  • ervaring en deskundigheden in het onderzoeksteam;
  • per persoon uitgesplitst wie voor hoeveel uur wordt ingezet;
  • een opgave door het onderzoeksbureau van opdrachten die (op het onderzoeksterrein) voor dezelfde gemeente zijn of worden uitgevoerd;
  • de eis van terugkoppeling van interview verslagen;
  • de terugkoppelingsmomenten aan de rekenkamer(commissie) (en eventueel aan de raad) en de verwachte bijdrage van de rekenkamer(commissie), bijvoorbeeld door regelmatige voortgangsrapportage aan en periodieke bespreking met de rekenkamer.
  • Geef het onderzoeksbureau informatie over de rekenkamer en wijs op het specifieke karakter van rekenkameronderzoek.
  • Maak meteen duidelijk welke bijdrage van het bureau na afloop van de uitvoering nog wordt verwacht, bijvoorbeeld bij de presentatie van het onderzoeksrapport in de raad(scommissie).
  • Maak na ontvangst van alle offertes een selectie van de bureaus die in principe in aanmerking zouden kunnen komen voor de opdracht. Nodig deze bureaus uit voor een gesprek over de offerte.
  • Laat na het gesprek zo nodig nog een herziene offerte maken en maak tenslotte de keuze op basis van de (herziene) offerte en het gesprek.
  • Plan een evaluatie in met het onderzoeksbureau nadat het rapport is behandeld.

De NVRR heeft een handig sjabloon ter ondersteuning van de offerte aanvraag gepubliceerd.

Keuze voor een externe onderzoeker

Op basis van de offertes en de mondelinge toelichting kan de keuze voor een bureau worden gemaakt. Alhoewel er allerhande criteria zijn waaraan offertes kunnen worden beoordeeld, gaat het uiteindelijk toch vooral om het vertrouwen bij de opdrachtgever dat de opdrachtnemer echt in staat is dat onderzoek uit te voeren.

Belangrijke (hulp) criteria zijn:

  • kennis en ervaring van de onderzoeker(s);
  • de mate waarin zij blijk geven uw onderzoeksvragen te begrijpen en van een antwoord te kunnen voorzien;
  • ingewonnen referenties;
  • uw geloof in een goede invulling van de opdracht;
  • en natuurlijk ook: een goede prijs/kwaliteitverhouding van het onderzoek.

Hanteer eigen leveringsvoorwaarden

Let ook op de leveringsvoorwaarden. De meeste bureaus brengen u offerte uit op basis van hun eigen leveringsvoorwaarden, en soms willen die nog wel eens erg beschermend zijn voor het bureau zelf. Daarom is het verstandig dat de rekenkamer(commissie) haar eigen voorwaarden hanteert. Het bureau dat het onderzoek gaat uitvoeren wordt gevraagd daarmee akkoord te gaan.  De voorwaarden van de externe partij worden vervolgens expliciet uitgesloten in de opdrachtbrief.

Specifieke rekenkamerbepalingen in het contract

Specifieke rekenkamerbepalingen in het contract zijn bepalingen ten aanzien van:

  • Kosten voor meerwerk (m.n. als gevolg van hoor -wederhoor, vragen uit de raad etc.);
  • Vertrouwelijkheid;
  • Toegang tot gegevens;
  • Eigendom van rapporten;
  • Het eigendom van stukken/dossiers;
  • De omgang met citaten en verslagen;
  • Public relations (woordvoerderschap)
  • De wijze waarop het extern bureau in het onderzoeksrapport wordt vermeld,  bijvoorbeeld:
    • rapport in huisstijl extern bureau;
    • rapport met logo extern bureau en rekenkamer;
    • rapport in huisstijl rekenkamer met vermelding van bureau.