Auteur: NVRR Secretariaat

Het zijn ook voor de Goudvink bijzondere tijden. Op aanreiken van de jury van de Goudvink (Koos Janssen, burgemeester van Zeist, Klaartje Peters, hoogleraar bestuurskunde, Peter Peeters, griffier gemeente Brunssum en Peter van de Knaap, directeur/secretaris Stichting Wetenschappelijk Onderzoek Verkeersveiligheid) heeft het bestuur besloten de competitie voor de Goudvink een jaar uit te stellen.

De Goudvinkjury wil dit jaar gebruiken om aard en functie van de kwaliteitsprijs voor het beste rekenkamerrapport goed door te denken. De Goudvink is begonnen als een prijs voor het beste rapport, met name in technisch opzicht. De vink stond vooral symbool voor het 'vinken' van criteria waaraan het door de gemeente gevoerde bestuur moest voldoen. De V in het logo van de NVRR heeft ook de vorm van een 'vink' meegekregen. Langzamerhand zijn meer criteria mee gaan tellen voor de Goudvink. Zo is onder andere doorwerking een belangrijk item geworden in de jurering. Die ontwikkeling laat ook wel zien welke ontwikkeling rekenkamers sinds het begin van de NVRR, 17 jaar geleden, hebben doorgemaakt.

De leden hebben aangegeven een kwaliteitsprijs belangrijk te vinden. Idealiter is het een leerinstrument, creëert de uitreiking een persmoment, en kan het de rekenkamers die genomineerd zijn een positieve boost in de bestuurlijke verhoudingen geven. Redenen genoeg om door te gaan met de kwaliteitsprijs van de NVRR in 2021, maar dan allicht in een nieuwe gedaante.

Begin deze maand hebben we rekenkamers een aantal vragen gesteld over de gevolgen van de Corona-crisis voor hun werk. 61 rekenkamers hebben gereageerd. Hieronder gaan we in op de antwoorden. Op de vraag in hoeverre de rekenkamer problemen ervaart kwam de volgende respons:

Bijna 2/3 van de rekenkamers ervaart geen tot weinig problemen. 20 rekenkamer ervaren redelijk wat problemen en 2 ervaren veel problemen.

Gevraagd naar welke problemen blijkt dat geen enkele rekenkamer ervaart dat de gemeenten niet wil dat er onderzoek plaatsvindt of dat rekenkamers geen stukken meer krijgen. Meeste problemen ervaren rekenkamer met de interne overleggen (12 rekenkamers) of de gesprekken met ambtenaren (11 rekenkamers), die lastiger zijn te organiseren. Gemeenten die geen tijd hebben of trage communicatie met de gemeente komen bij resp. 4 en 3 rekenkamers voor.

Andere problemen die zich voordoen zijn: veldonderzoek stagneert omdat het lastig is interviews te plannen met externe partijen of cliënten van externe partijen, sollicitatieprocedure die stokt, onderzoek dat niet in de raad kan worden besproken.

Oplossingen die aangedragen worden zijn:

• Digitaal interviews afnemen en digitaal vergaderen, telewerken
• Begrip tonen, niet al te zeer tamboereren op formele bevoegdheden en creatieve oplossingen bedenken
• Opstart onderzoek uitstellen
• Andere minder geprioriteerde activiteiten oppakken
• Eerst literatuuronderzoek doen

Gevraagd naar problemen waarvoor geen oplossing voor handen is blijken er eigenlijk weinig onoplosbare problemen te zijn. Drie specifieke problemen die zich voordoen die lastig zijn is het feit dat bij één rekenkamer de ambtelijke organisatie stukken produceert bij het leven en rekenkamerrapporten aan dat ‘geweld’ ten onder gaan, bij een andere rekenkamer lastig is te communiceren met de raad en een derde signaleert dat ambtenaren met name in het sociaal domein druk bezig zijn met uitvoer van de regelingen als Tozo of verwerken van uitkeringsaanvragen.

Tips
Tot slot is gevraagd naar tips voor andere rekenkamers, en de meest belangrijke zijn dat zaken op een laag pitje worden doorgezet of worden uitgesteld, zoals het veldwerk, de interviews, behandeling van rapporten in de raad, sollicitatieprocedure enz. Een enkele rekenkamer meldt geen nieuw onderzoek te starten om de organisatie ruimte te bieden om zich met de crisisbestrijding bezig te houden. Vaak wordt aangeraden om creatief om te gaan met de situatie, te bezien of het geplande onderzoek op een andere manier uitgevoerd kan worden, gebruik te maken van digitale hulpmiddelen als videoconferencing, rustig de tijd te nemen voor zaken en vooral flexibel en relaxed te blijven.

En als allerlaatste, één rekenkamer meende dat de NVRR deze vragen niet zou mogen stellen aan rekenkamers, omdat de gemeentelijke organisatie met rust gelaten zou moeten worden.

Desalniettemin zijn nuttige tips opgehaald en gedeeld. Rekenkamers maken nu veel gebruik van videoconferencing en er zijn enkele vragen gesteld over de privacyvriendelijkheid en beveiliging van de tools die daarvoor voor handen zijn. De Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft veel gestelde vragen daarover beantwoord en een quick scan van de applicaties uitgevoerd gedaan gepubliceerd, die recent is geüpdatet. Hierbij de link https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/nieuws/vragen-over-videoconferencingtools/ en daar vindt u ook de quick scan van de tools en andere informatiebronnen.

Hopelijk duurt de situatie rond corona niet al te lang meer en kan iedereen de draad snel weer oppakken. Succes met het rekenkamerwerk en blijf gezond.

Etienne Lemmens, secretaris NVRR.

Doe mee onderzoek In 2020 gaat het ‘Doe mee’ onderzoek over Meldingen Openbare Ruimte. Dit zijn berichten van inwoners of organisaties aan de gemeente over zaken die niet in orde zijn in de openbare ruimte. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een kapotte lantaarnpaal, rondslingerend afval of personen die overlast veroorzaken. Gemeenten ontvangen jaarlijks zo’n drie miljoen meldingen die te maken hebben met onderhoud, groenvoorziening, stadsreiniging, handhaving en politie. Een aantal gemeenten publiceert al open data afkomstig uit de meldingen en sommige gemeenten hebben op basis daarvan ook al innovatieve toepassingen ontwikkeld (bijvoorbeeld Amsterdam en Dordrecht). Niet voor alle gemeenten en andere lagere overheden geldt echter dat er een eenduidig beeld bestaat over hoe wordt omgegaan met de afhandeling van meldingen.

Het O-team heeft een onderzoeksopzet uitgedacht. Het onderzoek richt zich op de doeltreffendheid van het beleid van lagere overheden op het gebied van de afhandeling van Meldingen Openbare Ruimte. Hierbij gaat het zowel om het in kaart brengen van de beleidsmatige en organisatorische inrichting van de afhandeling van meldingen als om de resultaten van het gevolgde beleid. Tevens zal er in kaart worden gebracht hoe de raad over deze resultaten wordt geïnformeerd.

Er zijn 3 bureaus benaderd om een offerte uit te brengen en mee te denken over een verdere invulling van het onderzoek. Deze bureaus zijn geselecteerd op basis van de ervaring die ze hebben met het onderwerp. Begin juni bespreekt het O-team de offertes van de bureaus en maakt een keuze. We realiseren ons dat het een bijzondere tijd is voor een doe mee onderzoek maar door het onderzoek te baseren op deels openbare documenten en voldoende tijd in te lassen, denken we dat het te doen moet zijn. Het is de bedoeling dat rekenkamer(commissie)s zelf de documenten verzamelen c.q. opvragen bij de gemeenten en het onderzoeksbureau de verzamelde data verwerkt tot een feitenoverzicht. Er is voor een onderzoeksopzet gekozen die uitvoerbaar is/passend binnen de anderhalve metermaatschappij (i.a.w. het is niet nodig om veel persoonlijk contact te hebben, burgers zullen niet worden geïnterviewd). Voordat het onderzoek start wordt er nog een (digitale) bijeenkomst georganiseerd waarin vragen gesteld kunnen worden over het onderzoek en de aan pak ervan. Daarna vragen we rekenkamer(commissie)s zich definitief aan te melden.

Tot slot zien we dat rekenkamer(commissie)s en gemeenten heel verschillend met de huidige situatie omgaan en zal iedereen zijn eigen afweging moeten maken. Mocht je interesse hebben om mee te doen, laat het ons alvast weten via ontwikkelteam@nvrr.nl.

Het O-team

De denktank energie heeft een eerste handreiking vrijwel afgerond. De verwachting is dat deze eerste handreiking over het energiedomein in de tweede helft van mei gepubliceerd zal worden. In de denktank is de keuze gemaakt om een tweede handreiking voor evaluatie van energiebeleid uit te werken. In deze denktank zal speciale aandacht zijn voor de regionale energiestrategieën. Deze denktank zal afhankelijk van de ontwikkelingen ten gevolge van corona vanaf juni of juli starten. Mocht u willen deelnemen dan kan dat. Stuur een mailtje naar energietransitie@nvrr.nl uiterlijk 31 mei met uw contactgegevens.

Deelnemers in de eerste denktank energie hebben reeds laten weten betrokken te willen zijn bij het vervolg en hoeven dus niet nogmaals aan te geven betrokken te willen zijn.

Op 26 juni staat een algemene ledenvergadering gepland van onze vereniging. Omdat grote bijeenkomsten tot 1 september in verband met covid-19 nog verboden zijn, leek het ons niet passend om een fysieke vergadering uit te schrijven. Daarom zullen we op afstand gaan vergaderen. Het is de vraag of wij in gewone tijden als vereniging zomaar tot elektronische besluitvorming zouden mogen overgaan. Maar die vraag is gegeven de huidige (tijdelijke) noodwetgeving niet relevant. We kunnen het nu gewoon doen. De stukken voor de vergadering zult u conform de statuten uiterlijk 4 weken van te voren ontvangen.

We zijn ook bezig om aansluitend een webinar te organiseren. Als onderwerp denken we aan evaluatieonderzoek van coalities- of raadsakkoorden. Geerten Boogaard, bijzonder hoogleraar Decentrale Overheden (Thorbecke-leerstoel) in Leiden doet wetenschappelijk onderzoek op dat terrein en vindt het leuk om bij zo’n webinar op te treden. Of het definitief door kan gaan weten we pas over een paar weken. Maar het lijkt ons als bestuur een interessante uitdaging. Zowel het organiseren van een webinar, als ook het onderwerp. In het jaar van de raadsverkiezingen gecoördineerd evaluatieonderzoeken uitvoeren is lastig, maar kan veel opleveren voor de lokale politiek en zo het nut van ons werk breder zichtbaar maken.

Hoe zorg je voor publiciteit voor je onderzoek? En hoe belangrijk is dat?

De ene rekenkamer zoekt bewust de publiciteit. De andere geeft dat geen prioriteit. Waarom zou je voor het een of ander kiezen? Wat kan media-aandacht opleveren – en hoe krijg je die? Vier collega’s vertellen.

Voor Gerard Lappee, secretaris van de rekenkamercommissie WVOLV (Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg) is het simpel: het gaat om impact. Zijn rekenkamer organiseerde in 2018 een symposium waarbij ook minister Ollongren aanwezig was, benadert actief de pers en heeft een eigen website en LinkedIn-kanaal. “Wij willen effect hebben, en publiciteit helpt daarbij.”

Zo breed mogelijk aandacht

Eind vorig jaar startte rekenkamercommissie WVOLV een onderzoek naar de handhaving van de energieplicht van bedrijven. Die moeten energiebesparende maatregelen uitvoeren als deze zich binnen vijf jaar terugverdienen. De boodschap toen was: hier is waarschijnlijk winst te halen. Dat werd opgepikt door het Leidsch Dagblad. Lappee: “Zo is nieuwsgierigheid gewekt naar het op te leveren eindrapport.”

Hans Bekkers, tot eind vorig jaar lid van de Nijmeegse rekenkamer én redacteur van Binnenlands Bestuur, vindt het ook belangrijk om zo breed mogelijk aandacht te krijgen. “Natuurlijk werk je voor de raad, maar die zit er uiteindelijk ook voor de burger. We werken aan hetzelfde doel.” Persberichten en stukken voor de raad gaan in Nijmegen altijd tegelijk uit. Met als insteek: wat betekent dit voor de burger. “Net als bij de onderzoeksvraag. Je denkt daar niet pas over na bij het persbericht – dat is te laat.”

Afhankelijk van het onderwerp worden de onderzoeken opgepikt door de pers. Een onderzoek naar veiligheid of de wachtlijsten in de zorg leeft volgens Bekkers meer dan naar de uitvoering van de archiefwet.

Communicatie met de raad

Publiciteit heeft niet voor elke rekenkamer prioriteit. Ook Caroline de Widt van de rekenkamer Emmen ziet dat de pers het ene onderwerp interessanter vindt dan het andere. Onderzoek naar informatiebeveiliging scoorde niet, onderzoek naar afvalverwerking wel. Maar: “Ik merk niet dat het ene onderzoek daardoor meer effect heeft dan het andere. Ik hoor in debatten nooit ‘ik las in de krant dat…’.”

Voor Caroline staat communicatie met de raad op één. “We houden voor hen presentaties bij het uitkomen van onderzoek, maar blijven ze ook daarna voeden.  Controllers van de gemeente monitoren of er wat met de aanbevelingen gebeurt. En we vragen elk onderzoeksbureau – al in de offerte – om een quick scan te doen na een jaar. Maar dan nog… raadsleden worden bedolven onder de informatie en de cijfers. Het blijft lastig.”

Bekkers benadrukt eveneens het belang van goede communicatie met de raad. Zijn rekenkamer verzorgt ook bij elk onderzoek een presentatie voor de raad, soms met een klein congres. Dat kan je volgens Bekkers ook prima voorafgaand aan het onderzoek doen. Tijdige betrokkenheid helpt immers ook om uiteindelijk meer doorwerking te hebben.

Belanghebbenden betrekken

Publiciteit zit aan het eind, maar de betrokkenheid begint veel eerder. Dat zegt ook William van Deursen, betrokken bij onder andere de rekenkamers Schiedam-Vlaardingen, Berkelland en Dordrecht. “Bij onze onderzoeken betrekken we nadrukkelijk de buitenwereld, door middel van interviews en interactieve sessies. Het betrekken van belanghebbenden heeft in mijn ervaring meer effect dan het proberen te bereiken van een breed publiek. Bijvoorbeeld in een kleine sessie waar feiten worden uitgewisseld en begrip en inzicht ontstaan.”

Tijdens onderzoeken is Van Deursen terughoudend met informatie naar buiten. Zoals bij een onderzoek naar informatiebeveiliging. “Dan moet je zorgen dat eventuele lekken gedicht kunnen worden, voordat je openbaar maakt waar ze zaten. Het doel is betere beveiliging, dan moet je de publiciteit ook in dat licht zien. Prima om dan na afloop te zeggen: het is inmiddels opgelost.”

Publiciteit als koevoet

Maar Van Deursen geeft toe: soms komt de pers als koevoet goed van pas. In 2004 dacht de stadsarcheoloog van Venlo een middeleeuws Joods badhuis te hebben gevonden. Dat werd uitgegraven en het lokale museum kreeg er een vleugel bij. Kosten: vele miljoenen. De Venlose rekenkamer constateerde later in een onderzoek dat er sprake was van tunnelvisie – niet van een badhuis. Betrokkenen wilden te graag dat het verhaal klopte.

Het gemeentebestuur zat niet op deze conclusie te wachten. “Maar wij moesten ‘m openbaar maken”, zegt Van Deursen, toen betrokken bij de rekenkamer Venlo. “We hebben, na het inlichten van het bestuur, een bijeenkomst georganiseerd voor de pers. Voor publiciteit – en om te zorgen dat de journalisten dan ook meteen het juiste verhaal hadden. Toen was publiciteit zeker welkom.”

Toon en vorm

Hoeveel (of weinig) je ook van publiciteit verwacht, ieder zoekt naar de juiste toon en vorm. Lappee:  “Gebruik duidelijke taal, korte zinnen en eenvoudige woorden. Dat vinden ook de raadsleden prettiger. Vat de uitkomsten samen op maximaal drie A4. Ik vind impact belangrijker dan dat alles wordt toegelicht tot twee cijfers achter de komma. Zo hebben we over vorig jaar een infographic laten maken en een kort verslag met veel beeldmateriaal.”

De rekenkamer WVOLV heeft zoals gezegd een website met een eigen domeinnaam. En er is een LinkedIn-kanaal. “Om onze onafhankelijkheid van de gemeente te benadrukken”, aldus Lappee.

Die onafhankelijkheid is een dingetje. De meeste rekenkamers doen zaken met de afdeling communicatie van de gemeente als het gaat om persberichten. De Widt: “Dat is soms lastig. Zij werken voor het college, hun invalshoek is anders. Bij onze aanbevelingen zijn zij geneigd te denken ‘inmiddels doen we dat al’. Maar wij willen dat onze resultaten zonder mitsen en maren worden weergegeven. Daar komen we wel uit, hoor.”

Hoe groot of klein je je doelgroep ook omschrijft, een goed persbericht is de moeite waard, besluit De Widt. “Alleen al zodat iedereen weet dat wij bestaan en dat wij met inhoudelijke, relevante onderwerpen bezig zijn. Zodat mensen met ideeën ons weten te vinden.”

Meer weten

Wil je meer weten over hoe je goed contact houdt met je doelgroepen? Lees dan de tips en voorbeelden uit het Rekenkamerkompas (pag. 9-11). Vragen over de genoemde voorbeelden? Stuur een mail en wij brengen je met de juiste mensen in contact.

Gratis coaching, telefonisch of via videobellen

Worstelt jouw rekenkamer met publiciteit? Of met een andere kwestie? Maak dan nu gebruik van de NVRR-coaching. De NVRR biedt je een gratis coachingsgesprek aan van een uur met een van de makers van het Rekenkamerkompas (wil je langer aan de slag, kan dit natuurlijk op eigen kosten). Dit kan natuurlijk telefonisch of via videobellen. Je bepaalt zelf het onderwerp. Vul het formulier in en wij nemen contact op. Het aanbod geldt tot eind mei, aanmelden kan tot half april.

In de vorige nieuwsbrief stond een oproep voor versterking van het O-team. Dat is niet zonder resultaat gebleven. Sinds maart 2020 hebben we twee nieuwe leden: Ruud van Druenen en Andre van Hengeveld. We zijn verheugd met hun komst en kijken uit naar een goede samenwerking. Hieronder stellen zij zicht voor.

Verder willen we Geerten Kruis en Etienne Lemmens die gestopt zijn nog heel hartelijk danken voor hun inzet. Zij hebben het afgelopen jaar het ‘Doe mee’ onderzoek mogelijk gemaakt.

Ruud van Druenen

Sinds de zomer van 2019 ben ik lid van de Wageningse Rekenkamer. Rekenkamerwerk brengt mijn voorliefde voor het doen van onderzoek en het werken in een politieke omgeving samen. Na het afronden van mijn studie politicologie ben ik als beleidsadviseur en -onderzoeker werkzaam geweest op verschillende Haagse ministeries. Daar heb ik ervaren hoe belangrijk goede beleidsevaluatie is voor het vormgeven van doeltreffend en doelmatig beleid. Momenteel ben ik werkzaam als promovendus en docent bij het departement bestuurskunde van de Radboud Universiteit. Als lid van het O-team wil ik me graag inzetten voor het opbouwen en verspreiden van relevante kennis over rekenkamerwerk om zo een bijdrage te kunnen leveren aan nog betere lokale rekenkamers.

Andre Hengeveld

Vanaf 2005 ben ik betrokken geraakt in het werk van een lokale rekenkamer en heb dat in de eerste jaren voor een aantal gemeenten en een waterschap mogen doen. Momenteel ben ik voorzitter van de rekenkamer Land van Cuijk ( vijf gemeenten ) en voorzitter van de rekenkamer van waterschap Hollandse Delta. Mijn achtergrond als organisatieadviseur / registeraccountant heeft  me van meet af aan in staat gesteld, me op mijn gemak te voelen om beleidsonderzoek te doen en voor raden cq algemeen bestuur door middel van heldere rapportages praktische ondersteuning te bieden bij hun bestuurlijke verantwoordelijkheden. Sinds kort lid van het O-team waarmee ik hoop bij te dragen aan een kwalitatieve impuls van beeld en functioneren van rekenkamers.

De minister heeft zijn standpunt bepaald. Het definitieve wetsvoorstel is met een begeleidende nota naar de kamer gestuurd. Zie https://www.binnenlandsbestuur.nl/financien/nieuws/binnen-jaar-moeten-rekenkamers-onafhankelijk-zijn.12720650.lynkx.

Elke gemeente moet een rekenkamer krijgen zonder raadsleden. Dat is niet helemaal conform de wens van onze vereniging. Maar het is wel goed dat er nu een volgende stap in dit al langdurende proces wordt gezet. Het is jammer dat er geen duidelijkheid wordt geschapen over wat 'voldoende' budget is. Maar op dit punt denkt de NVRR wel mee, zie elders in de nieuwsbrief, over de inspiratiekaders. De Kamer heeft in een eerder stadium uitgebreid aandacht besteed aan het wetsvoorstel en er zijn ook allerlei vragen gesteld waar de nota ook een antwoord op is. Het is afwachten of en hoe de Kamer in deze fase van besluitvorming met het wetsvoorstel aan de slag gaat. We blijven nieuwsgierig. Gemeenten krijgen in ieder geval na publicatie in de Staatscourant een jaar de tijd om zo nodig de verordening aan te passen. Waar nodig zal de NVRR gemeenten daarbij ondersteunen.