MEERDERHEID RADEN NIET BEWUST VAN GEVOLGEN DIGITAAL WERKEN Geen projectplan, hooguit een werkgroep om te experimenteren met digitaal werken en amper beleid op het gebied van social media. Digitaal werken wordt door de meerderheid van de raden in Nederland ingevoerd zonder zicht op de potentie en de gevolgen van digitaal werken. Dit blijkt uit de digitaal werken monitor, een enquête die Necker van Naem hield onder griffiers. Daaruit blijkt ook dat men weinig rekening houdt met de gevolgen voor de werkwijze van de raadsleden en griffie. Op deze manier missen de raden de gelegenheid om met het digitaliseren van informatie ook de omgang met social media en de wijze waarop volksvertegenwoordigers communiceren met de samenleving te vernieuwen.
In april 2012 hield Necker van Naem, dat gemeenten begeleidt bij digitaal werken, een enquête onder de griffiers van Nederlandse gemeenten. 29% van de griffiers stuurde de vragenlijst terug. Onze ervaring is dat digitaal werken binnen de lokale politiek een veel grotere impact heeft dan wat de griffiers in de digitale monitor hebben aangegeven. Zij zien met name de directe toegang tot raadsstukken en aantekeningen als belangrijkste reden om van papier over te stappen op tablets en laptops. De mogelijkheden die digitaal werken met zich mee brengt om direct te communiceren met burgers en deze actief bij te laten dragen aan het debat wordt maar door ongeveer de helft van de griffiers erkend. Dat is jammer. Immers, informatie zal digitaal nog directer en sneller het politiek spel beïnvloeden en sociale media zal steeds strategischer worden ingezet in de politieke beïnvloeding.
Al is het nu wellicht nog lastig voor te stellen hoe deze zaken het politieke besluitvormingsproces zullen veranderen, de eerste schetsen zijn nu al zichtbaar. Zo kijken burgers een raadsvergadering op internet en oefenen ze via social media zoals Twitter direct invloed uit op lokale politici en genereren ad hoc belangengroepen via kanalen als Youtube op een snelle manier weerstand tegen bestuurlijke plannen. Als dit een voorbode is van de verandering staat ons nog veel te wachten. Kunnen burgers straks direct interrumperen tijdens een raadsvergadering? Vergaderen we over tien jaar nog steeds in een gemeentehuis? Bestaat de gemeenteraad in zijn huidige vorm dan nog wel?
BESTUURLIJKE BESLUITVORMING OP DE SCHOP
Uit de monitor komt ook naar voren dat vooral in de ambtelijke organisatie werkprocessen nog niet voldoende zijn aangepast om digitaal werken voor de raad mogelijk te maken. In veel gemeenten wordt digitaal werken voor de raad uitgerold door het uitleveren van iPads. Met de gevolgen voor de werkwijze van raadsleden en griffie, de competenties en de werkprocessen houdt de raad weinig rekening.
De praktijk laat zien dat digitaal werken vraagt om het herijken van de manier waarop gewerkt wordt. Welke processen in en buiten de gemeente leiden tot besluitvorming in de gemeenteraad? Geconcentreerd werken aan een raadsvoorstel; creatieve ideeën ontwikkelen voor nieuw beleid, beargumenteren van een standpunt; gezamenlijk afwegen, kiezen en beslissen. Het zijn uiteenlopende maar reguliere taken binnen een kennisintensieve organisatie als een gemeente. De efficiency en de kwaliteit waarmee mensen deze activiteiten uitvoeren is niet alleen afhankelijk van de competenties van de betrokkenen. De omgeving waarin wordt gewerkt en de vormgeving hiervan, spelen daarbij een minstens zo belangrijke rol. Dit is zeker niet zonder risico’s, maar biedt ook kansen. Denk bijvoorbeeld aan crowdfunding of aan vormen van interactieve besluitvorming door het gebruik van internettechnologie.
TIJD VOOR HERBEZINNING
Aanleiding dus voor griffies en gemeenten om bestaande processen, de kwaliteit van dienstverlening en het verandervermogen onder de loep te nemen. Een evaluatie van digitaal werken biedt een uitgelezen kans om dit te toetsen. Een moment voor herbezinning. Necker van Naem biedt gemeenten hierin een instrument aan dat we ‘Kompas digitaal werken’ hebben genoemd. Tientallen gemeenten hebben inmiddels onze expertise ingezet bij hun digitale project.