Skip to main content

Kernvariabelen grondexploitaties

De problematiek bij de Gemeentelijke grondexploitaties vormen inmiddels een serieus probleem. Financiële problemen nemen toe en de verslagleggingregels zijn (te) beperkt om er goed inzicht in te krijgen. Voor de provincie is goed inzicht van belang in het kader van haar financiële toezicht op de gemeenten; voor de gemeenteraden is het van belang in het kader van hun kaderstellende en controlerende rol richting colleges.

Met divers rekenkameronderzoek is er inmiddels wel al ervaring opgedaan hoe de gemeenteraden beter grip op het grondbeleid en grondexploitatie kunnen krijgen.

De Rekenkamer Rotterdam heeft Kernvariabelen grondexploitaties ontwikkeld  waarmee de gemeenteraad snel inzicht kan krijgen in de stand van zaken van de grondexploitaties.  Onder aan de pagina is en overzicht opgenomen met rekenkameronderzoeken van de afgelopen jaren op het desbetreffende thema.

Kernvariabelen grondexploitaties

Voor een gemeenteraadslid is het vaak lastig om gevoel te krijgen voor de stand van zaken van de grondexploitaties. Met behulp van onderstaande kernvariabelen kan hij daar snel inzicht in krijgen. Onderstaande tabel laat zien welk inzicht welke kernvariabele biedt.

informatiebehoefte kernvariabelen
Kunnen de gronden op het binnen de grondexploitatie beoogde moment en functie verkocht worden? Programma en marktonderzoek
Hoeveel geld heeft de gemeente uitgegeven en moet terug verdiend worden? Boekwaarde
Wat denkt de gemeente aan het einde van de projecten over te houden? Netto contante waarde (NCW)
Hoe flexibel is de gemeente m.b.t. de te maken kosten? Nog te maken kosten en cashflow
Hoeveel rente moet de gemeente betalen als de gronden een jaar later pas verkocht kunnen worden? Jaarlijkse rente
Hoeveel heeft de gemeente opzij gezet voor de grondexploitaties? Voorzieningen
Stel dat het (economisch) slechter gaat dan verwacht, hoeveel geld kan de gemeente dan kwijt zijn aan de grondexploitaties? Benodigde weerstandscapaciteit

Hieronder zijn deze kernvariabelen toegelicht en is beschreven welke aandachtspunten daarbij horen. Het is van belang dat de onderstaande informatie zowel op het niveau van afzonderlijke grondexploitaties als op het niveau van de portefeuille, de optelsom van alle grondexploitaties, gegeven wordt. Met andere woorden, het is belangrijk om inzicht te hebben in de boekwaarde van de afzonderlijke grondexploitaties, maar ook om de totale boekwaarde van alle gemeentelijke grondexploitaties te kennen.

Programma en planning versus marktonderzoek

Een actueel marktonderzoek moet aantonen dat er vraag in de markt is naar het aantal woningen, bedrijventerreinen, kantoren etc. waarvoor de gemeente per jaar beoogt grond te verkopen. Aandachtspunten:

  • Actueel marktonderzoek (max. 1 jaar oud)
  • Optelling van respectievelijk alle geplande woningen, bedrijventerreinen, kantoren, etc. binnen de gemeentelijke grondexploitaties per jaar voor de gehele looptijd van de grondexploitaties.
  • Bovenstaande aantallen per jaar moeten binnen de verwachtingen over de te realiseren verkopen volgens het marktonderzoek blijven.
  • De verkoop van grond voor woningen, bedrijventerreinen etc. die verder dan 20 jaar in de toekomst gepland staan, is zo onzeker dat de uitgaven voor deze gronden niet geactiveerd dienen te worden.

Boekwaarde

De boekwaarde is het bedrag dat al is uitgegeven aan de grondexploitaties minus de al ontvangen bedragen. De boekwaarde is ongeveer het bedrag dat de gemeente kwijt is als men besluit te stoppen met de grondexploitaties en geen uitgaven meer doet en geen inkomsten meer krijgt. In de praktijk is dit doorgaans niet zonder meer mogelijk vanwege aangegane verplichtingen en half afgeronde projecten.

Netto contante waarde (NCW)

De NCW is bij afronding van alle projecten het verschil tussen alle inkomsten en uitgaven teruggerekend naar het huidige prijspeil.

Nog te maken kosten en cashflow

Met het oog op het aanpassen van projecten is het van belang om inzicht te hebben in de kosten die nog gemaakt worden en het moment waarop die kosten terug verdiend kunnen worden. Van welk deel van de nog te maken kosten kan de gemeente besluiten om ze niet of later te maken door projectonderdelen te schrappen of resp. te temporiseren en welk bedrag moet de gemeente uitgeven vanwege afspraken met private partijen of omdat anders de al eerder gemaakte kosten niet terug verdiend kunnen worden?

Een grafiek met de beoogde cashflow laat zien hoever de uitgaven vóór de inkomsten gepland zijn. Zijn de uitgaven ver voor de inkomsten gepland, dan moet er langer rente betaald worden en zijn er minder mogelijkheden om de kosten aan te passen als de inkomsten onzekerder worden. Het ROK-saldo geeft hier ook inzicht in. Dit is het saldo van de renteopbrengsten- en kostenstijging als gevolg van de fasering van het plan.

Jaarlijkse rente

Hoeveel rente betaalt de gemeente jaarlijks over de binnen de grondexploitaties uitgegeven bedragen?

Voorzieningen

Is de voorziening groot genoeg in verband met de verwachte verliezen inclusief de tekorten binnen de grondexploitaties met een negatieve NCW?

Benodigde weerstandscapaciteit

De benodigde weerstandscapaciteit laat zien met welk bedrag de gemeente rekening moet houden als onverwachte tegenvallers zich voordoen.
Aandachtspunten:

  • Hoe is de benodigde weerstandscapaciteit berekend? Met welke risico’s is rekening gehouden en welk bedrag (per project) hoort daarbij?
  • Is er gebruik gemaakt van een scenarioberekening over de vraag naar bouwgrond? Welk scenario is gehanteerd? Is dit een scenario dat slechter is dan het meest reële scenario?
  • Worden negatieve risico’s gecompenseerd met zogenaamde positieve risico’s? Dit is niet wenselijk. Met name als de positieve risico’s gerelateerd zijn aan de negatieve risico’s. Als bijvoorbeeld een negatief risico is dat de gronden niet op tijd worden verkocht, dan kan dit niet gecompenseerd worden door een kans op een hogere grondprijs van diezelfde gronden.
  • Bij de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit gaat men er doorgaans van uit dat niet alle tegenvallers zich voor zullen doen, maar werkt men met een betrouwbaarheidspercentage. Dit is goed te verdedigen als de risico’s zich onafhankelijk van elkaar voordoen. Dan kan men ervan uit gaan dat het ene risico zich wel voordoet en het andere niet. Bij risico’s die zich allemaal voordoen als het slecht gaat met de economie, kan dat niet; een slechte economische situatie zal gevolgen hebben voor alle grondverkopen.

In sommige gevallen wordt verschillende keren achter elkaar gewerkt met betrouwbaarheidspercentages (bijvoorbeeld eerst een keer binnen de gemeenschappelijke regeling en vervolgens binnen de gemeente). In zo’n geval is het raadzaam om de uiteindelijke bijdrage van de grondexploitatie aan de benodigde weerstandscapaciteit apart te beschouwen.

  • Omdat bij de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit gebruik gemaakt wordt van veel aannames, en de toekomst vele onzekerheden kent is het goed om de uitkomst te vergelijken met:
    • IFLO-norm: benodigde weerstandscapaciteit = 10% van de boekwaarden van grondexploitaties + 10% van de nog te maken kosten in deze grondexploitaties.
    • Benodigde weerstandscapaciteit in andere gemeenten gerelateerd aan de boekwaarde en de nog te maken kosten.
    • Het bedrag dat extra betaald moet worden als alle gronden een jaar later verkocht zullen worden

 

Referenties:

Offertetraject

Aangeraden wordt minimaal drie bureaus te benaderen voor het uitbrengen van een offerte. Zeker bij wat meer specialistische onderwerpen, kan het nuttig zijn om via het internet gespecialiseerde bureaus of onderzoeksinstellingen op het spoor te komen. Ook bij andere rekenkamers, die vergelijkbaar onderzoek hebben laten doen, kunnen inlichtingen worden ingewonnen. Ook afdelingen van andere gemeenten kunnen vaak goede suggesties doen. Met name ten aanzien van onderzoek naar ‘inhuur van derden’, ‘grondexploitatie’ en ‘subsidiebeleid’ bestaat inmiddels veel ervaring bij lokale rekenkamers. De databanken van De Lokale Rekenkamer (www.delokalerekenkamer.nl) en de NVRR (www.nvrr.nl) bieden toegang tot een groot aantal rapporten.

Stappen offertetraject

Volg in het offertetraject de volgende stappen:

  • Benader kandidaat opdrachtnemers telefonisch met de vraag of ze in principe bereid zijn mee te doen met het offerte traject.
  • Stuur ze vervolgens (per e-mail) het onderzoeksplan toe met het verzoek om op basis daarvan een offerte uit te brengen. Het is raadzaam daarbij ook aan te geven welke elementen op welke wijze in ieder geval in de offerte opgenomen moeten worden. Dit betreft in ieder geval:
  • het toetsingskader dat in het onderzoek wordt gehanteerd. Tussen onderzoeksbureau en rekenkamer(commissie) zal op dit punt volstrekte overeenstemming moeten bestaan;
  • ervaring en deskundigheden in het onderzoeksteam;
  • per persoon uitgesplitst wie voor hoeveel uur wordt ingezet;
  • een opgave door het onderzoeksbureau van opdrachten die (op het onderzoeksterrein) voor dezelfde gemeente zijn of worden uitgevoerd;
  • de eis van terugkoppeling van interview verslagen;
  • de terugkoppelingsmomenten aan de rekenkamer(commissie) (en eventueel aan de raad) en de verwachte bijdrage van de rekenkamer(commissie), bijvoorbeeld door regelmatige voortgangsrapportage aan en periodieke bespreking met de rekenkamer.
  • Geef het onderzoeksbureau informatie over de rekenkamer en wijs op het specifieke karakter van rekenkameronderzoek.
  • Maak meteen duidelijk welke bijdrage van het bureau na afloop van de uitvoering nog wordt verwacht, bijvoorbeeld bij de presentatie van het onderzoeksrapport in de raad(scommissie).
  • Maak na ontvangst van alle offertes een selectie van de bureaus die in principe in aanmerking zouden kunnen komen voor de opdracht. Nodig deze bureaus uit voor een gesprek over de offerte.
  • Laat na het gesprek zo nodig nog een herziene offerte maken en maak tenslotte de keuze op basis van de (herziene) offerte en het gesprek.
  • Plan een evaluatie in met het onderzoeksbureau nadat het rapport is behandeld.

De NVRR heeft een handig sjabloon ter ondersteuning van de offerte aanvraag gepubliceerd.

Keuze voor een externe onderzoeker

Op basis van de offertes en de mondelinge toelichting kan de keuze voor een bureau worden gemaakt. Alhoewel er allerhande criteria zijn waaraan offertes kunnen worden beoordeeld, gaat het uiteindelijk toch vooral om het vertrouwen bij de opdrachtgever dat de opdrachtnemer echt in staat is dat onderzoek uit te voeren.

Belangrijke (hulp) criteria zijn:

  • kennis en ervaring van de onderzoeker(s);
  • de mate waarin zij blijk geven uw onderzoeksvragen te begrijpen en van een antwoord te kunnen voorzien;
  • ingewonnen referenties;
  • uw geloof in een goede invulling van de opdracht;
  • en natuurlijk ook: een goede prijs/kwaliteitverhouding van het onderzoek.

Hanteer eigen leveringsvoorwaarden

Let ook op de leveringsvoorwaarden. De meeste bureaus brengen u offerte uit op basis van hun eigen leveringsvoorwaarden, en soms willen die nog wel eens erg beschermend zijn voor het bureau zelf. Daarom is het verstandig dat de rekenkamer(commissie) haar eigen voorwaarden hanteert. Het bureau dat het onderzoek gaat uitvoeren wordt gevraagd daarmee akkoord te gaan.  De voorwaarden van de externe partij worden vervolgens expliciet uitgesloten in de opdrachtbrief.

Specifieke rekenkamerbepalingen in het contract

Specifieke rekenkamerbepalingen in het contract zijn bepalingen ten aanzien van:

  • Kosten voor meerwerk (m.n. als gevolg van hoor -wederhoor, vragen uit de raad etc.);
  • Vertrouwelijkheid;
  • Toegang tot gegevens;
  • Eigendom van rapporten;
  • Het eigendom van stukken/dossiers;
  • De omgang met citaten en verslagen;
  • Public relations (woordvoerderschap)
  • De wijze waarop het extern bureau in het onderzoeksrapport wordt vermeld,  bijvoorbeeld:
    • rapport in huisstijl extern bureau;
    • rapport met logo extern bureau en rekenkamer;
    • rapport in huisstijl rekenkamer met vermelding van bureau.

Basisvoorwaarden kwaliteit rekenkamerrapport

Aan de kwaliteit van rekenkamer rapporten kunnen enkele basisvoorwaarden worden gesteld. De normen voor de NVRR Goudvink geven een beeld van de minimale voorwaarden waaraan een goed onderzoeksrapport moet voldoen.

Duidelijk onderscheid tussen normen, bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Maak bij het rapporteren expliciet en helder onderscheid tussen:

  • normen (criteria, uitgangspunten),
  • bevindingen,
  • analyse,
  • conclusies, en
  • aanbevelingen.

Dit onderscheid is kenmerkend voor rekenkameronderzoek. Tussen geen van de vijf onderdelen mag ‘licht’ zitten, ze moeten naadloos op elkaar aansluiten. Bijvoorbeeld: als oordelen of conclusies niet bij de bevindingen aansluiten, of aanbevelingen niet bij een gehanteerd normenkader gaat dat onherroepelijk ten koste van de geloofwaardigheid van de rekenkamer.

Ook moet de rekenkamer er zeker van zijn dat de gerapporteerde feiten en gegevens betrouwbaar zijn, respectievelijk dat bronnen zijn vermeld. Een rekenkamer kan alleen gezag opbouwen als haar producten voor 100% de toets der kritiek kunnen doorstaan.

Onderscheid tussen nota van bevindingen en bestuurlijke nota

Het onderscheid tussen bevindingen, conclusies, oordelen en aanbevelingen kan binnen één rapport worden gemaakt. Een andere mogelijkheid is het scheiden van rapporten:
in een nota van bevindingen waarin o.a. de feitelijke onderzoeksbevindingen en analyse daarvan staan, en
een bestuurlijke nota waarin o.a. de samenvatting, (overkoepelende) conclusies en aanbevelingen aan de raad zijn opgenomen.

Rekenkameronderzoek en externe onderzoeksbureaus

Geef bij uitbesteding van het onderzoek aan het onderzoeksbureau aan dat in de rapportage de gehanteerde normen, de bevindingen uit het onderzoek, de conclusies en de oordelen duidelijk onderscheiden van elkaar dienen te worden gepresenteerd en naadloos op elkaar aan moeten sluiten. Het komt regelmatig voor dat ingeschakelde bureaus moeite hebben met de vertaalslag van onderzoeksbevindingen naar (suggesties voor) bestuurlijk bruikbare aanbevelingen.
Voor veel onderzoeksbureaus is het ongebruikelijk deze onderdelen zo scherp te onderscheiden. Maar voor een rekenkamer(commissie) is een globaal beeld, waarin betrokkenen zich herkennen, onvoldoende. Daarom is het noodzakelijk om bureaus die voor de rekenkamer onderzoek uitvoeren vooraf heel goed in te lichten over het typische aan rekenkameronderzoek en ze te instrueren over de wijze van rapporteren.

De rekenkamer(comissie) formuleert de aanbevelingen

De rekenkamer doet zelf de aanbevelingen aan de raad (en /of aan het college). Het onderzoeksbureau kan suggesties voor aanbevelingen doen, die de rekenkamer(commissie) vervolgens kan gebruiken bij het opstellen van de bestuurlijke nota.
Het is zaak dat de rekenkamer voldoende tijd plant voor en aandacht besteedt aan het formuleren van de aanbevelingen.

Vooraf (ambtelijk) toetsen aanbevelingen

Vooral wanneer het om complexe of politiek gevoelige onderwerpen gaat, kan het zinvol zijn mogelijke denkrichtingen voor aanbevelingen vooraf ambtelijk te toetsen.

Voorwaarde is wel, dat er geen wezenlijk verschil van mening meer bestaat over het feitencomplex uit de nota van bevindingen. Tegelijkertijd moet duidelijk zijn dat de rekenkamer het laatste woord heeft over de formulering van de aanbevelingen.
Door aan ambtenaren de vraag voor te leggen wat op basis van de geconstateerde feiten oplossingen zouden kunnen zijn, toets je de uitvoerbaarheid van aanbevelingen. Zo’n overleg werkt alleen wanneer aan de ‘andere’ kant het gevoel bestaat, dat er nog geen uitontwikkeld idee bestaat over aanbevelingen en er dus nog invloed mogelijk is.
Het is ook mogelijk aanbevelingen vooraf te toetsen bij de griffie / griffier op bruikbaarheid voor de raad.

Alternatieven voor een rekenkamerrapport

Het is goed voor aanvang van een onderzoek ook aandacht te hebben voor alternatieve presentatievormen.

Evaluatie rekenkameronderzoek

Evaluatie onderzoeksproces

Het is voor de interne effectiviteit van de rekenkamer belangrijk, dat zij elk onderzoek kort na de publicatie evalueert op inhoud en proces. Doel van zo’n evaluatie is het achterhalen van verbeterpunten en succesvolle werkwijzen. Voor deze evaluatie kan de rekenkamer(commissie) gebruik maken van een standaard checklist met vragen en aandachtspunten. Wanneer het onderzoek door de rekenkamer(commissie) zelf is uitgevoerd, is sprake van een zelfevaluatie van het onderzoeksteam en de directeur of voorzitter. Bij uitbesteding van het onderzoek aan een externe onderzoeker is een evaluatie met / van het bureau op zijn plaats. De uitkomsten van (zelf)evaluatie worden idealiter vastgelegd in een evaluatienotitie.

Evaluatie op doorwerking

Voor de externe effectiviteit van de rekenkamer(functie) is van belang de doorwerking van rekenkamerrapporten te evalueren. Op die manier kan de rekenkamer(commissie) volgen wat er met de rapporten wordt gedaan. Maar ook hoe en in welke mate gevolg wordt gegeven aan aanbevelingen en eventuele toezeggingen. Deels valt dit samen met de mogelijkheid van vervolg- of opvolgingsonderzoek.

Kwaliteit van onderzoek(srapport)

Voor de doorwerking van onderzoek is het van belang dat het onderzoek(srapport) gedegen gedegen in elkaar steekt. Deze technische kwaliteit van onderzoek bestaat onder andere uit de volgende elementen:

  • goed onderwerp (de actualiteit en politieke relevantie van het onderwerp).
  • juiste methoden en technieken (passend bij het type onderwerp, onderzoeksprobleem en de onderzoeksvragen).
  • betrouwbaarheid, geldigheid en controleerbaarheid (onweerlegbare bevindingen).
  • evenwichtige beoordeling.
  • toegesneden op de situatie (lokaal maatwerk).
  • bruikbare, specifieke, beleidsinhoudelijke, concrete en doelgerichte aanbevelingen
  • goed leesbaar.
  • goed vormgegeven.

Belangrijke aandachtspunten voor het bereiken van een goede technische kwaliteit zijn:

  • De mate waarin het normenkader overeenkomt met de visie van raad / provinciale staten en college / gedeputeerde staten.
  • De mate waarin raad / provinciale staten en college / gedeputeerde staten zich kunnen vinden in het onderzoeksonderwerp.
  • De mate waarin de aanbevelingen aansluiten bij (lopende) ontwikkelingen binnen de gemeente.
  • De mate waarin aanbevelingen in verhouding tot staan het huidige beleid . Dat kan een dilemma vormen voor de rekenkamer(commissie). De doorwerking van een aanbeveling  is groter, naarmate het beter aansluit op of maar beperkt afwijkt van het huidige beleid. De kracht van rekenkamer(commissie) is echter ook, dat ze discussie kan uitlokken over de uitgangspunten van beleid.
  • Voorkómen dat je als rekenkamer in een machtstrijd komt met college / gedeputeerde staten, door bijvoorbeeld niet te veel op de stoel van de ambtelijke adviseurs te gaan zitten.
  • Een directe aanleiding voor het onderzoek, die ook politiek en maatschappelijk speelt. Dat ‘gevoel van urgentie’ is idealiter ook nog aanwezig als het rapport uitkomt.
  • Een heldere opdrachtformulering en scherpe onderzoeksbegeleiding (bij uitbesteding van het rekenkameronderzoek).
  • Concrete, korte en bondige aanbevelingen die aansluiten bij de ‘belevingswereld’ van de raadsleden. Wat kunnen zij ermee? Hoe kunnen zij er beter mee sturen, controleren, kaderstellen, etc.?

Beoordelingscriteria verzoek rekenkameronderzoek, verzoek rekenkameronderzoek

Het is van belang dat de rekenkamer helder communiceert over de keuze in onderwerpen voor onderzoek. Wanneer er aan de rekenkamer verzoeken om onderzoek worden gedaan, kan voor de beoordeling van zo’n verzoek uit worden gegaan van de volgende criteria:

Overstijgen van het persoonlijk en partijpolitiek belang;

  • Een motivering (waarom is het onderwerp belangrijk);
  • Een duidelijke onderzoeksvraag;
  • Duidelijk moet zijn wiens en welk belang gediend is met een onderzoek;
  • Mogelijk leereffect voor bestuur en organisatie.

Of het verzoek nu van (de) raad(sleden) komt, het college of burgers: de rekenkamer(commissie) moet haar besluit  transparant motiveren. Mogelijke argumenten kunnen te vinden zijn in:

  • strategische visie,
  • missie,
  • inhoudelijke criteria voor keuze,
  • beschikbaarheid van middelen.

Voor een goede argumentatie is een keuzebeleid nodig. Op die manier maakt de rekenkamer(commissie) duidelijk, dat sprake is van een weloverwogen keuze op basis van staand beleid. De rekenkamer(commissie) moet dit beleid dan wel vooraf ter kennis aan de raad brengen cq. openbaar maken.

Lessen en ervaringen met gezamenlijk rekenkameronderzoek

Op 8 februari 2011 is in de Kring Onderzoek van de NVRR het thema ‘gezamenlijk rekenkameronderzoek’ bediscussieerd. In deze notitie worden enkele lessen en ervaringen beschreven voor rekenkamers die gezamenlijk onderzoek willen doen.

Gezamenlijk rekenkameronderzoek

Er komen verschillende typen van gezamenlijk onderzoek voor in rekenkamerland, waaronder:

  • Bij een Doe Mee onderzoek maakt één organisatie (bijv. adviesbureau Necker Van Naem) een onderzoeksplan en kunnen anderen inschrijven om deel te nemen;
  • Rekenkamers spreken af om voor een bepaald onderwerp een samenwerking aan te gaan. De samenwerking is tijdelijk en er is een goede inhoudelijke reden om samen een onderwerp te onderzoeken. Opzet en uitvoering worden samen gedaan;
  • Rekenkamers werken standaard samen. Denk daarbij aan verschillende provinciale rekenkamers, zoals de Randstedelijke Rekenkamer (Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland). Een ander voorbeeld zijn de rekenkamers van Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Putten die samen onderzoeken uitvoeren, en een gezamenlijke externe voorzitter hebben.

Motieven voor samenwerking

Er kunnen verschillende motieven / argumenten zijn om samen te werken, we noemen:

  • Benchmarking: het doel is om een beter beeld te krijgen van de eigen positie, kwaliteit van beleid en uitvoering in vergelijking met anderen;
  • Vergroten leervermogen: de vergelijking biedt mogelijkheden om te leren van anderen. Het leren kan zowel betrekking hebben op het uitvoeren van het rekenkameronderzoek, als op het leren van de beleidsaanpak van verschillende overheden;
  • Bundelen capaciteit en deskundigheid: samenwerking biedt rekenkamers toegang tot elkaars kennis en kunde;
  • Kostenbesparing: overwegingen van efficiëntie kunnen een motief zijn om samen te werken. Uit enkele praktijkervaringen blijkt dat die kostenbesparing vaak niet gehaald wordt. Samenwerking biedt inhoudelijke meerwaarde, maar kost meestal meer tijd.
  • Strategische overweging: een gezamenlijk onderzoek kan een groep van rekenkamers positief in beeld brengen bij bestuur en media.

Samen werken of niet?

Het is verstandig om vooraf na te denken over de verwachte meerwaarde van een gezamenlijk onderzoek. Enkele punten van overweging zijn:

  • is er behoefte bij de raad / staten voor een vergelijking (en dus samenwerking van rekenkamers)?
  • is er bij de rekenkamers een duidelijk gezamenlijk belang?
  • zijn de deelnemende gemeenten vergelijkbaar, of de verschillen te groot?
  • is er voldoende helderheid over het onderzoekskader?
  • is er voldoende toegang tot de benodigde informatie / personen?
  • kan er voldoende betrokkenheid zijn van de rekenkamerleden tijdens het proces?
  • is het duidelijk wat het eindprodukt is, en wat ieders rol is in de afronding / rapportagefase?
  • levert het resultaat voldoende meerwaarde op voor de raad / staten?

Leerpunten

Uit ervaringen met gezamenlijk rekenkameronderzoek zijn de volgende leerpunten te formuleren:

  • Weeg goed af waarom gezamenlijk onderzoek voordelen biedt ten opzichte van zelf doen, houd ook zicht op de nadelen;
  • Breng verwachtingen bij elkaar, en zorg dat de inzet per rekenkamer volstrekt helder is;
  • Werk vanuit een eenduidig onderzoekskader: onderzoeksvraag, wijze van uitvoering, beoogd resultaat, procedures van hoor en wederhoor;
  • Wees flexibel: een gezamenlijk onderzoek kan vragen om alternatieve werkwijzen, procedures, eindprodukten e.d.
  • Zorg voor een competent onderzoeksteam / projectleider (zowel bij eigen uitvoering als bij uitbesteding);
  • Voorkom wachten op ‘traagste’ deelnemer: dus maak realistische planning over informatievoorziening, interviews, analyse, schrijfproces e.d.;
  • Organiseer feedback: zorg ervoor dat de ‘achterban’ van rekenkamerleden op de hoogte blijven van de vorderingen;
  • Maak altijd een inkleuring van bevindingen en aanbevelingen gericht op de eigen gemeente / provincie (raadsleden / statenleden vragen zich altijd af wat kunnen WIJ ervan leren?).

Lees ook: Scorekaart: wel of niet meedoen aan gezamenlijk onderzoek ?

auteur: NVRR Kring Onderzoek 2011 opgesteld door Ronald Hoekstra

Bestuurlijk wederhoor

Bestuurlijk wederhoor kan een onderdeel in de totstandkoming van een rekenkamerrapport zijn. Met bestuurlijk wederhoor kan het college voor publicatie van een rekenkamerrapport reageren op de  conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer(commissie).
Deze procedure van ‘hoor- en wederhoor’ heeft geen wettelijke basis. Het is ontleend aan de praktijk bij de Algemene Rekenkamer.

Mogelijk te stellen vragen bestuurlijk wederhoor

In de bestuurlijke reactie kan het college ingaan op vragen als:

  • Kunt u de conclusies van de rekenkamer onderschrijven? Zo nee, waarom niet? Zo ja, waarom wel?
  • Acht u de aanbevelingen haalbaar / uitvoerbaar?
  • Neemt u de aanbevelingen van de rekenkamer helemaal of ten dele over? Zo nee, waarom niet? Zo ja, in welke mate neemt u de aanbevelingen over?
  • Welke concrete actie(s) wil u hieraan verbinden?
  • Wat zijn volgens u de (eventuele) consequenties van de aanbevelingen (maatschappelijk / financieel / politiek / bestuurlijk / voor de organisatie)?

Al dan niet toepassen bestuurlijk wederhoor

Veel rekenkamer(commissie)s vinden bestuurlijk wederhoor belangrijk voor de geloofwaardigheid en de doeltreffendheid van de rekenkamer(commissie).
Sommige rekenkamers kiezen er echter voor (soms) geen bestuurlijk wederhoor toe te passen. Zo willen zij de doorlooptijd van rekenkameronderzoek verminderen en de actualiteit van rekenkameronderzoek vergroten. De politieke discussie over een rekenkameronderzoek vindt dan naar verwachting ook meer plaats tussen college en raad.

Bestuurlijke reactie in rekenkamerrapport

Meestal wordt de bestuurlijke reactie van het college in zijn geheel opgenomen in het definitieve (bestuurlijke) rapport. Als de bestuurlijke reactie erg lang is, kan een samenvatting in de hoofdtekst worden opgenomen. De bestuurlijke reactie kan dan in zijn geheel naar de bijlagen.
Als de bestuurlijke reactie daar aanleiding toe geeft, schrijft de rekenkamer een nawoord dat ook in zijn geheel in het rapport wordt opgenomen.
Een uitgebreid bestuurlijk wederhoor maakt de doorlooptijd van een onderzoek langer.

Tips voor bestuurlijk wederhoor

  • Maak onderscheid tussen ambtelijk wederhoor en bestuurlijk wederhoor.
  • Leg aan de betrokken bestuurders (het college) de bestuurlijke nota voor t.b.v. een reactie op de conclusies en aanbevelingen.
  • Hanteer een reactietermijn voor wederhoor van ca. 3 à 4 weken.
  • Kondig het bestuurlijk wederhoor ruim van te voren aan bij betrokkenen.

Gebruik Doorwerking

Onderzoek kan op verschillende manieren gebruikt kunnen worden Een persoon of organisatie maakt gebruik van onderzoek wanneer één of meer elementen uit onderzoek terug komen:

  • in het standpunt of handelen van die persoon of die organisatie;
  • in de overweging die voorafgaat aan dat standpunt of dat handelen;
  • bij terugkoppeling naar bestuurders of politici in het beleids-, begrotings- of verantwoordingsproces.

Typen gebruik

Gebruik is in drie categorieën onder te verdelen:

  1. Instrumenteel gebruik: de analyses en aanbevelingen zijn direct toepasbaar bij het aanpakken van een beleidsprobleem of maatschappelijk vraagstuk. Het gebruik komt veelal tot uiting in het overnemen van concrete aanbevelingen.
  2. Conceptueel gebruik: is de bijdrage die onderzoek kan leveren aan de politieke en/of ambtelijke meningsvorming. Het is ook de mate waarin onderzoek kan dienen als context waaruit ideeën kunnen worden afgeleid. Het gaat dan meestal om het gebruik van delen van het onderzoek of bepaalde concepten daaruit. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe koers, een nieuw perspectief of een nieuwe redeneerlijn wordt gegeven, kan er sprake zijn van conceptueel gebruik. Het onderzoek heeft dan vooral een een informatiefunctie en dient als richtingaanwijzer. Conceptueel gebruik is vaak een indirect effect van onderzoek en gaat over de lange termijn.
  3. Strategisch gebruik: de analyses en aanbevelingen worden voor andere doelen gebruikt dat beoogd. Belanghebbende partijen gebruiken de uitkomsten in strategisch opzicht om hun positie te versterken of te beschermen. Bijvoorbeeld om het beleidsproces te vertragen, beleid in de ijskast te zetten of om onderhandelingsposities in de besluitvorming te versterken.

Moment van gebruik

De korte termijn gebruik afgebakend tot gebruik van het onderzoeksrapport in één à twee jaar nadat deze is uitgekomen. Daarmee wordt onder lange termijn automatisch twee jaar of meer na de verschijning van het rapport verstaan

Het gebruik van onderzoek op korte termijn vindt nauwelijks plaats zo blijkt uit verschillende onderzoeken. Crisis of crisisdreiging vergroot wel de kans op het gebruik op korte termijn . Beleidsverandering vindt meestal plaats op de langere termijn met kleine, voortschrijdende stappen of beslissingen. Wetenschappers nemen aan, dat het gebruiken van (onderzoeks)resultaten ook zo plaatsvindt.

Logboek en archief

De rekenkamer(commissie) kan voor elk onderzoek een logboek en een archief aanleggen. Een logboek en een goed archief maken het mogelijk om later makkelijk iets terug te halen en om afspraken en toezeggingen te controleren. Het logboek en het archief zijn ook belangrijk in verband met de vereiste transparantie en controleerbaarheid van de rekenkamer. In logboek en archief kunnen de volgende zaken worden vastgelegd:

  • belangrijke momenten,
  • contacten,
  • namen,
  • documenten,
  • telefoongesprekken,
  • e-mails,
  • informatieve ronden etc.

Archief

Het is in ieder geval belangrijk op een systematische manier om te gaan met correspondentie in het kader van het onderzoek.
Aanbevolen wordt de inkomende en uitgaande correspondentie op papier / print te archiveren. Dit betreft post, fax en e-mail.

Logboek

Aangeraden wordt een logboek aan te leggen zodra een onderwerp is geselecteerd. Een logboek is een weergave van het verloop van een onderzoek. Van telefonisch of eventueel mondeling contact wordt in het logboek verslag gedaan. Zo nodig wordt correspondentie per e-mail in het logboek opgenomen. Het logboek geeft, samen met alle andere werkzaamheden en (tussen)producten en de een afrondende evaluatie van het onderzoek, een compleet beeld. Het logboek is het meest bruikbaar wanneer het consequent wordt bijgehouden.